Điều 7. Để giúp Thủ trưởng cơ quan nắm được toàn bộ tình hình công việc của cơ quan; việc quản lý “công văn đến” và công văn đi” ở mỗi cơ quan phải do một cán bộ phụ trách.
Tùy theo tổ chức của từng cơ quan, cán bộ này là Chánh hoặc Phó Văn phòng, là trưởng hoặc Phó văn phòng hành chính của cơ quan; trong những cơ quan nhỏ hoặc ít công văn giấy tờ, thì Thủ trưởng hoặc Phó thủ trưởng cơ quan trực tiếp phụ trách.