Điều 4. Về hình thức, một công văn phải có: tiêu đề, nơi gửi, ngày gửi công văn, số và ký hiệu của công văn, dấu hiệu ghi mức độ bí mật và khẩn cấp của công văn (nếu là công văn mật hoặc khẩn), văn bản kèm theo công văn (nếu có), dấu của cơ quan gửi và chữ ký của Thủ trưởng cơ quan gửi công văn hoặc người được ủy quyền ký. — Nghị định 142-CP

Điều 1. Nay ban hành, kèm theo nghị định này, bản điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ. Điều 2 Điều 1 Điều 2. Những công việc chính của công tác công văn, giấy tờ là: Điều 3. Thủ trưởng các cơ quan, các cấp phải trực tiếp chỉ đạo và thường xuyên đôn đốc công tác công văn, giấy tờ theo đúng mọi quy định của Nhà nước. Điều 4 Điều 5 Điều 6 Điều 7. Để giúp Thủ trưởng cơ quan nắm được toàn bộ tình hình công việc của cơ quan; việc quản lý “công văn đến” và công văn đi” ở mỗi cơ quan phải do một cán bộ phụ trách. Điều 8 Điều 9. Tất cả “công văn đi” và “công văn đến” đều phải vào sổ để tiện theo dõi công việc và tìm kiếm công văn khi cần thiết. Điều 10. Nhiệm vụ của Chánh, Phó văn phòng, Trưởng, Phó phòng hành chính của mỗi cơ quan là xem xét các “công văn đến” để: Điều 11. – Tất cả “công văn đi” do Thủ trưởng, Phó thủ trưởng cơ quan ký đều phải được Chánh, Phó văn phòng hoặc Trưởng, Phó phòng hành chính xem xét về các mặt thủ tục thể thức trước khi đưa ký và đưa gửi. Điều 12. Thảo công văn là một công việc quan trọng trong công tác công văn, giấy tờ. Điều 13. Bản thảo công văn phải do chính người có trách nhiệm ký công văn hoặc người được Thủ trưởng cơ quan giao trách nhiệm duyệt. Điều 14. Người ký công văn phải chịu trách nhiệm về công văn mình đã ký. Điều 15 Điều 16. Đối với các công văn ngoài những công văn nói ở điều 15 trên đây, thì cán bộ phụ trách dưới Thủ trưởng cơ quan một cấp có thể được ủy nhiệm ký thừa lệnh. Điều 17. Công văn do người không có thẩm quyền ký thì không có giá trị, cơ quan nhận được công văn này phải gửi trả lại ngay cho cơ quan đã gửi, và nói rõ là không có giá trị. Điều 18. Trước khi đưa ký công văn, người đưa ký phải soát lại bản đánh máy và chịu trách nhiệm về bản đánh máy. Điều 19. Gửi công văn giữa các ngành, các cấp, phải theo đúng hệ thống tổ chức của bộ máy Nhà nước. Điều 20. Người ký công văn phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi công văn. Điều 21 Điều 22 Điều 23 Điều 24 Điều 25 Điều 26. Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng có nhiệm vụ quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ công tác lưu trữ của các cơ quan Nhà nước và các đoàn thể nhân dân trong toàn quốc. Điều 27. Nhiệm vụ của bộ phận hoặc phòng lưu trữ của mỗi cơ quan là: Điều 28. Nhiệm vụ của các kho lưu trữ Trung ương và địa phương là: Điều 29 Điều 30. Các ngành có nhiều hồ sơ, tài liệu quan trọng và bí mật, như Công an, Quốc phòng, Ngoại giao được lập kho lưu trữ riêng nhưng phải chịu sự chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ của Cục Lưu trữ. Điều 31. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ nộp vào bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan phải là các hồ sơ, tài liệu về những công việc đã giải quyết xong. Phải ghi số và làm mục lục các văn bản có ở trong hồ sơ. Điều 32 Điều 33. Biên bản nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào các kho lưu trữ Trung ương và địa phương phải làm thành hai bản để nơi nhận và nơi nộp, mỗi nơi giữ một. Mẫu biên bản nay do Cục trưởng Cục Lưu trữ quy định. Điều 34 Điều 35. Chỉ được phép tiêu huỷ những hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quyết định của Hội đồng đánh giá hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thẩm quyền. Điều 36. Thành phần Hội đồng đánh giá hồ sơ, tài liệu lưu trữ quy định như sau: Điều 37 Điều 38. Mỗi bộ phận, phòng hoặc kho lưu trữ phải có sổ thống kê hồ sơ, tài liệu lưu trữ đang giữ và có “tủ thẻ hồ sơ” tài liệu lưu trữ để dễ tra cứu và tìm kiếm. Điều 39. Phương pháp sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các bộ phận, phòng và kho lưu trữ do Cục trưởng Cục Lưu trữ quy định. Điều 40. Các xí nghiệp, các cơ quan làm việc khoa học, kỹ thuật phải chia hồ sơ, tài liệu lưu trữ ra thành hai loại: hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành chính và hồ sơ, tài liệu lưu trữ khoa học, kỹ thuật. Điều 41. Để tránh ẩm, mốc và mối mọt, để bảo vệ bí mật của Nhà nước, nơi để hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải là những phòng cao ráo, thoáng khí và có cửa, khóa chắc chắn. Điều 42. Các xưởng phim, các cơ quan nhiếp ảnh, đài phát thanh phải có bộ phận lưu trữ có trang bị cần thiết để bảo quản các phim ảnh, ảnh, dây ghi âm… Điều 43. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải luôn luôn được sắp xếp gọn gàng để có thể di chuyển nhanh chóng khi cần thiết. Điều 44. Các quy định trước đây trái với điều lệ này đều bãi bỏ. Điều 45. Mỗi cơ quan phải căn cứ vào bản điều lệ này mà làm bản quy định chi tiết về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ của cơ quan. Điều 46. Ông Bộ trưởng Phủ Thủ tướng có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra, đôn đốc việc thi hành điều lệ này.

Không có điều nào khớp từ khoá.