Điều 5. Tiêu đề của công văn gồm tên cơ quan gửi công văn, trích yếu của công văn. Tiêu đề này ghi ở góc trên bên trái công văn; trích yếu của công văn phải gọn và rõ, thể hiện được một cách tổng quát nội dung của công văn.
Số và ký hiệu công văn giúp cho việc vào sổ, việc tìm kiếm công văn dễ dàng. Số công văn phải đánh theo thứ tự từ 1 và bắt đầu vào ngày đầu năm. Ký hiệu là chữ viết tắt của mỗi loại công văn và tên của đơn vị làm ra công văn đó hợp thành.
Ngày tháng của công văn phải là ngày gửi công văn đi và ghi ở phía trên đầu của mỗi công văn để tiện việc vào sổ, việc sắp xếp lưu trữ và tìm kiếm công văn.
Chữ ký và dấu đóng ở cuối mỗi công văn phải ghi rõ ràng và bằng mực tốt. Chỉ Thủ trưởng cơ quan hoặc người được ủy quyền mới được ký công văn, Bên trên hoặc dưới chữ ký phải ghi rõ chức vụ và tên họ của người ký. Chữ ký và dấu đóng ở cuối công văn bảo đảm tính hợp pháp của công văn.
Phải ghi rõ người nhận, nơi nhận ở trên đầu công văn, dưới chỗ ghi ngày tháng; nếu không tiện ghi ở trên đầu công văn thì phải ghi vào góc dưới bên trái của công văn.
Đối với các công văn gửi đi có văn bản kèm theo, thì số lượng văn bản kèm theo này phải được ghi rõ ở trong công văn cùng với tên của mỗi văn bản. Để tiện cho việc váo sổ, việc kiểm soát, phải ghi rõ, nhưng tóm tắt là có mấy văn bản kèm theo ở ngay dưới chỗ ghi trích yếu công văn (ví dụ: 7 bản kèm theo…).
Dấu hiệu ghi mức độ bí mật và khẩn cấp của công văn phải được đóng ở góc trên bên trái, dưới chỗ ghi trích yếu của công văn.
Dấu hiệu về mức độ bí mật gồm có: “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật”.
Dấu hiệu về mức độ khẩn cấp gồm có: “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc”.
Mức độ bí mật và mức độ khẩn cấp của công văn do người ký công văn quyết định.
QUẢN LÝ CÔNG VĂN, GIẤY TỜ