Điều 22. Khi lập hồ sơ phải sắp xếp các văn bản ở trong hồ sơ theo thứ tự ngày tháng và chú ý làm sáng tỏ mối liên hệ giữa các văn bản với nhau, làm cho mỗi hồ sơ phản ánh rõ ràng và có hệ thống hoạt động của cơ quan đối với việc nói ở trong hồ sơ.
Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị để tra cứu, tham khảo đều phải lập thành hồ sơ.
Đối với những bản sao các công văn do cơ quan khác gửi đến để cho biết việc, những công văn giao dịch lặt vặt không liên quan đến công việc chính của cơ quan hoặc không có giá trị để tham khảo về sau, thì không để hồ sơ lưu trữ.
Việc lập hồ sơ ở trong mỗi cơ quan phải được tiến hành dưới sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ và phải theo đúng các thể thức, phương pháp do Cục Lưu trữ quy định.