Điều 5. Xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương
1. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương được thiết kế kiến trúc dữ liệu bảo đảm tuân thủ kiến trúc dữ liệu trong Khung kiến trúc số cấp bộ, Khung kiến trúc số cấp tỉnh.
2. Nguồn dữ liệu để xây dựng và cập nhật vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương
a) Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ từ Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số của cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của bộ, ngành, địa phương.
b) Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ được tạo lập từ tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác tại lưu trữ lịch sử.
3. Nguồn dữ liệu để xây dựng và cập nhật vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc bộ, ngành, địa phương
a) Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ từ Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
b) Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ từ Hệ thống xử lý chuyên môn, nghiệp vụ.
c) Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ được tạo lập từ tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác tại lưu trữ hiện hành.
d) Chủ quán cơ sở dữ liệu bộ, ngành, địa phương thiết lập công cụ, biện pháp để cập nhật, đồng bộ dữ liệu vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bộ, ngành, địa phương bảo đảm an toàn, bảo mật.
4. Cập nhật dữ liệu tài liệu lưu trữ vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương
a) Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ thuộc cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức được cập nhật vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương thông qua Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số của bộ, ngành, địa phương.
b) Định kỳ 06 tháng các cơ quan, tổ chức phải thực hiện việc cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương.
5. Chủ quản cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương xây dựng, bổ sung, hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số của bộ, ngành, địa phương, chuẩn bị các điều kiện bảo đảm sẵn sàng kết nối với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.