Điều 20. Chức năng hủy tài liệu lưu trữ sở hết giá trị
Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số phải có đầy đủ chức năng thực hiện nghiệp vụ hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị sau đây:
1. Tự động thông báo, tổng hợp hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ cho đến khi có xác nhận của người có thẩm quyền.
2. Đánh giá, xác định lại thời hạn lưu trữ của hồ sơ, tài liệu được thông báo hết thời hạn lưu trữ: giữ lại lưu trữ vĩnh viễn; tiếp tục lưu trữ theo thời hạn lưu trữ mới; hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị khi có quyết định của người có thẩm quyền.
3. Thông báo những tài liệu dự kiến hủy đang được gán với những hồ sơ khác chưa hết thời hạn lưu trữ (nếu có) và cho phép giữ lại, bổ sung vào hồ sơ liên quan; nhập lý do hủy tài liệu; xác nhận lại lệnh hủy; hủy tài liệu sau khi xác nhận.
4. Xuất Danh mục hồ sơ, tài liệu dự kiến hủy; Danh mục hồ sơ, tài liệu hủy.
5. Lưu lịch sử thực hiện và dữ liệu của quá trình hủy tài liệu.
6. Bảo đảm việc thực hiện đồng bộ, nhất quán việc hủy tài liệu hết giá trị giữa Kho lưu trữ số và các hệ thống khác.