Điều 9. Tại bộ phận hậu kiểm
1. Tiếp nhận chứng từ và báo cáo
Bộ phận hậu kiểm khi tiếp nhận bộ chứng từ và báo cáo từ cán bộ kiểm soát chuyển nộp, thực hiện:
a) Kiểm tra số lượng chứng từ của từng kế toán viên thực hiện trong ngày, nếu khớp đúng ghi ngày nhận và ký nhận giữa 2 bên. Mọi trường hợp thiếu chứng từ đều phải ghi rõ nguyên nhân và có xác nhận của cán bộ kiểm soát đã thực hiện kiểm soát;
b) Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của các chữ ký quy định trên chứng từ, trường hợp thiếu phải đề nghị cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên bổ sung đầy đủ các chữ ký;
c) Kiểm tra việc đánh số và sắp xếp tập chứng từ của kế toán viên;
d) Kiểm tra chữ ký của cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên, cán bộ kiểm soát ký trên báo cáo đảm khớp đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký;
đ) Kiểm tra việc tập hợp đủ số lượng tập chứng từ của tất cả người dùng tham gia giao dịch trong ngày của toàn đơn vị kế toán NHNN đảm bảo khớp đúng với Báo cáo tổng hợp giao dịch in ra từ hệ thống phần mềm kế toán và ký xác nhận trên báo cáo này.
2. In và kiểm soát chứng từ, báo cáo sau thời điểm kết thúc ngày làm việc
a) In báo cáo:
- Bảng liệt kê giao dịch (mẫu số BCLC 01) của mã người dùng hệ thống và của các cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên của các đơn vị kế toán NHNN khác;
- Báo cáo liệt kê giao dịch chưa hoàn thành (mẫu số BCLC 02);
- Báo cáo liệt kê lỗi chi tiết (mẫu số BCLC 03);
- Báo cáo liệt kê các giao dịch hạch toán đảo (mẫu số BCLC 04);
- Báo cáo liệt kê các giao dịch hạch toán điều chỉnh ngày hạch toán (mẫu số BCLC 05);
- Báo cáo tổng hợp giao dịch (mẫu số BCLC 06);
- Báo cáo tổng hợp theo tài khoản kế toán (mẫu số BCLC 07);
- Báo cáo đối chiếu dữ liệu tích hợp (mẫu số BCLC 08);
- Báo cáo kiểm soát lỗi tự động (mẫu số BCLC 09);
- Bảng cân đối tài khoản kế toán ngày (mẫu số BCLC 10).
Trường hợp các báo cáo mẫu số BCLC 02, BCLC 03, BCLC 04, BCLC 09 không có phát sinh thì không phải in các mẫu báo cáo này;
b) Kiểm tra, kiểm soát chứng từ và Bảng liệt kê giao dịch
- Kiểm soát, đối chiếu đảm bảo khớp đúng giữa chứng từ kế toán với Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết (mục 1, mẫu số BCLC 01) và việc tuân thủ quy định pháp luật về chứng từ kế toán; đối chiếu giữa mã người dùng thực hiện, cán bộ kiểm soát duyệt giao dịch trên hệ thống phần mềm kế toán với chữ ký của cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên, cán bộ kiểm soát trên tập chứng từ giấy đảm bảo người ký chịu trách nhiệm trên chứng từ giấy thống nhất với người thực hiện trên hệ thống phần mềm kế toán; kiểm soát sự phù hợp giữa chứng từ với các giao dịch trên Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết (mục 1, mẫu số BCLC 01) về tính chất nghiệp vụ, phân hệ nghiệp vụ.
Đối với những giao dịch, cán bộ hậu kiểm thấy có dấu hiệu nghi vấn như số tiền giao dịch quá lớn, thời gian thực hiện giao dịch không hợp lý (như giao dịch vào ngày nghỉ,...), hạch toán không đúng phân hệ nghiệp vụ (như giao dịch cho vay không ghi nhận, theo dõi ở phân hệ LD,...),..., cán bộ hậu kiểm phải kiểm tra lại, đối chiếu với chứng từ kế toán và tài liệu liên quan để xác minh. Trường hợp phát hiện sai sót, xử lý theo quy định tại Khoản 7 Điều 4 và Điều 11 Thông tư này.
- Kiểm soát, đối chiếu đảm bảo khớp đúng về tổng số giao dịch hạch toán Nợ, tổng số giao dịch hạch toán Có, tổng doanh số phát sinh Nợ, tổng doanh số phát sinh Có của từng tài khoản tổng hợp giữa Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết (mục 1, mẫu số BCLC 01) với Báo cáo liệt kê theo tài khoản kế toán (mục 2, mẫu số BCLC 01);
c) Kiểm soát giao dịch hạch toán tự động
- Căn cứ các tài khoản tổng hợp hạch toán trên Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết của các giao dịch hạch toán tự động (mục 1, mẫu số BCLC 01), cán bộ hậu kiểm kiểm tra lại số liệu về số giao dịch hạch toán Nợ, số giao dịch hạch toán Có tương ứng doanh số phát sinh Nợ, doanh số phát sinh Có để đảm bảo số liệu phát sinh các tài khoản đã được cập nhật đầy đủ, chính xác theo từng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Báo cáo liệt kê theo tài khoản kế toán (mục 2, mẫu số BCLC 01).
Thực hiện chọn mẫu để kiểm tra lại số liệu trên hệ thống phần mềm kế toán với chứng từ tài liệu gốc như hợp đồng tiền gửi, tiền vay,... (tối thiểu 10% số lượng giao dịch hạch toán tự động trong ngày, trong đó tập trung vào các giao dịch có số tiền lớn, giao dịch có tính rủi ro cao, giao dịch nghỉ ngơi,...).
- Kiểm tra tính khớp đúng số liệu về tổng số giao dịch, tổng doanh số phát sinh Nợ, tổng doanh số phát sinh Có của các giao dịch hạch toán tự động giữa
Bảng liệt kê giao dịch của các giao dịch hạch toán tự động (mẫu số BCLC 01) và Báo cáo tổng hợp giao dịch (mẫu số BCLC 06);
d) Kiểm tra các giao dịch chưa hoàn thành và xử lý đối với các giao dịch lỗi chi tiết
Cán bộ hậu kiểm kiểm tra Báo cáo liệt kê các giao dịch chưa hoàn thành (mẫu số BCLC 02), xác định nguyên nhân của từng giao dịch.
- Trường hợp giao dịch chưa được duyệt, cán bộ hậu kiểm yêu cầu cán bộ kiểm soát xử lý theo đúng quy trình của phần mềm/phân hệ nghiệp vụ.
- Trường hợp giao dịch bị lỗi, căn cứ Báo cáo liệt kê giao dịch lỗi chi tiết (mẫu số BCLC 03), cán bộ hậu kiểm báo cáo cấp thẩm quyền và phối hợp với Cục Công nghệ thông tin/Chi cục Công nghệ thông tin, các đơn vị có liên quan để kiểm tra, xử lý các giao dịch lỗi;
đ) Kiểm soát các giao dịch hạch toán đảo, giao dịch hạch toán điều chỉnh ngày hạch toán
Kiểm tra, xác minh đối với các giao dịch hạch toán đảo (reversed) (mẫu số BCLC 04); các giao dịch hạch toán điều chỉnh ngày hạch toán (backdate) (mẫu số BCLC 05) đảm bảo tính đúng đắn, hợp lệ, hợp pháp của giao dịch;
e) Kiểm soát báo cáo tổng hợp theo từng mã người dùng và theo từng tài khoản tổng hợp
- Kiểm tra tính khớp đúng số liệu về tổng số giao dịch, tổng doanh số phát sinh Nợ, tổng doanh số phát sinh Có của Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết theo từng kế toán viên (mục 1, mẫu số BCLC 01) với Báo cáo tổng hợp giao dịch (mẫu số BCLC 06);
- Kiểm tra tính khớp đúng số liệu về tổng số giao dịch, tổng doanh số phát sinh Nợ, tổng doanh số phát sinh Có của Báo cáo liệt kê chi tiết theo tài khoản của từng mã người dùng (mục 2, mẫu số BCLC 01) với Báo cáo tổng hợp theo tài khoản (mẫu số BCLC 07);
- Kiểm soát số dư đầu kỳ, doanh số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của Báo cáo tổng hợp theo tài khoản kế toán (mẫu số BCLC 07) với Bảng cân đối tài khoản kế toán (mẫu số BCLC 10) tương ứng của từng tài khoản tổng hợp;
- Kiểm tra, đối chiếu số dư các tài khoản trung gian: Cán bộ hậu kiểm phải kiểm tra lại tính đúng đắn của việc hạch toán vào các tài khoản trung gian này (bao gồm cả các tài khoản trung gian hệ thống) đảm bảo tài khoản trung gian quy định tại Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng đối với NHNN đúng nội dung, tính chất tài khoản; các tài khoản trung gian hệ thống không còn số dư. Trường hợp có sai sót, cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên phải phối hợp với cán bộ kiểm soát, cán bộ kỹ thuật để xử lý theo đúng hướng dẫn thao tác trên hệ thống phần mềm kế toán và pháp luật kế toán;
g) Kiểm soát dữ liệu tích hợp của hệ thống phần mềm kế toán
Cán bộ hậu kiểm thực hiện kiểm soát Báo cáo đối chiếu dữ liệu tích hợp (mẫu số BCLC 08) đảm bảo tất cả các giao dịch từ các phần mềm/phần hệ nghiệp vụ đã cập nhật đúng và đầy đủ vào phân hệ số cái (GL).
Trường hợp phát sinh chênh lệch số liệu về số giao dịch, giá trị hạch toán giữa dữ liệu nguồn và phân hệ GL, cán bộ hậu kiểm báo cáo Trưởng phòng kế toán để báo cáo Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN, phối hợp với Cục Công nghệ thông tin/Chi cục Công nghệ thông tin, các đơn vị có liên quan để kiểm tra, xác định nguyên nhân, xử lý các giao dịch lỗi;
h) Đối chiếu, kiểm tra, kiểm soát các tài khoản kế toán tổng hợp
Sau thời điểm kết thúc ngày làm việc, cán bộ hậu kiểm thực hiện đối chiếu đảm bảo:
- Số dư tiền tại Quỹ dự trữ phát hành, Quỹ nghiệp vụ phát hành khớp đúng với số dư tồn quỹ trên báo cáo tại hệ thống CMO (Số tổng hợp Quỹ dự trữ phát hành (mẫu số DC 05), Số tổng hợp Quỹ nghiệp vụ phát hành (mẫu số DC 06) và số quỹ tại phần mềm T24; đối với các đơn vị kế toán NHNN không quản lý Quỹ nghiệp vụ phát hành phải đảm bảo khớp đúng giữa số dư tài khoản tiền mặt tại quỹ (Nhật ký quỹ (mẫu số DC 07)) với số quỹ tại phần mềm ERP;
- Số dư các tài khoản ngoài bảng: Tiền cotton, tiền polymer và tiền kim loại, giấy tờ có giá mẫu, giấy tờ có giá, chứng từ có giá trị khác đang bảo quản, ... trên phân hệ GL khớp đúng với số liệu của từng loại tiền, giấy tờ có giá tương ứng được quản lý, theo dõi trên hệ thống CMO, phần mềm CSD;
i) Kiểm soát Bảng cân đối tài khoản kế toán ngày
- Kiểm soát các tài khoản tổng hợp đảm bảo hạch toán đúng tính chất, loại tiền tệ thông qua Báo cáo kiểm soát lỗi tự động (mẫu số BCLC 09);
- Kiểm soát Bảng cân đối tài khoản kế toán ngày (mẫu số BCLC 10);
- Số dư đầu kỳ này khớp đúng với số dư cuối kỳ trước.
+ Đối chiếu tổng Nợ bằng (=) tổng Có của số dư đầu kỳ, doanh số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của các tài khoản trong Bảng cân đối kế toán;
+ Đối chiếu và xử lý đối với từng tài khoản tổng hợp không cân theo chiều ngang: Số dư đầu kỳ cộng (+) doanh số phát sinh tăng trừ (-) doanh số phát sinh giảm khác với số dư cuối kỳ;
+ Đối chiếu, xử lý các tài khoản có số dư không đúng tính chất (nếu có);
k) Sau khi kiểm tra theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Thông tư này đảm bảo chính xác, cán bộ hậu kiểm thực hiện ký xác nhận trên các báo cáo mẫu số BCLC 02, BCLC 03, BCLC 04, BCLC 05, BCLC 06, BCLC 07, BCLC 08, BCLC 09, BCLC 10.
Đối với các báo cáo mẫu số BCLC 06, BCLC 07, BCLC 10, cán bộ hậu kiểm chuyển cho Trưởng phòng kế toán để kiểm tra lại và ký xác nhận.
3. Đối với ngày cuối tháng, ngoài việc thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều này, cán bộ hậu kiểm phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện đối chiếu, kiểm soát đảm bảo:
a) Tổng số dư các tài khoản tiền gửi, tiền vay theo từng đối tượng hạch toán chi tiết trên tài khoản hoạt động như số dư, loại tiền, hợp đồng, đối tác,... được quản lý, theo dõi trên các phân hệ của phần mềm T24 (Bảng kê tiền gửi mẫu số DC 08, Bảng kê cho vay mẫu số DC 09) khớp đúng số dư tài khoản tổng hợp tương ứng trên phân hệ GL;
b) Tổng số dư các tài khoản phải thu, phải trả theo từng đối tượng hạch toán chi tiết như đơn vị, cá nhân có quan hệ thanh toán,... trên phân hệ AR, AP; T24 (mẫu số DC 10, DC 11) khớp đúng số dư tài khoản tổng hợp tương ứng trên phân hệ GL đảm bảo không còn chênh lệch ở cột (8), (9) mẫu số DC 10 và DC 11;
c) Tổng số dư tài khoản tài sản cố định, tài sản khác trong kho theo từng nhóm, loại tài sản cố định, công cụ dụng cụ và vật liệu trên phân hệ FA (mẫu số DC 12) khớp đúng số dư tài khoản tổng hợp tương ứng trên phân hệ GL đảm bảo không còn chênh lệch ở cột (8), (9) mẫu số DC 12.
4. Đối với báo cáo kế toán tháng, quý, năm, đơn vị kế toán NHNN thực hiện theo quy định hiện hành.