Điều 6. Tại bộ phận nghiệp vụ
1. Tại bộ phận kho quỹ
a) Khi tiếp nhận chứng từ, xử lý giao dịch
- Thực hiện giao dịch theo cơ chế, quy trình nghiệp vụ
+ Đối với giao dịch nhập kho, thu tiền:
Khi tiếp nhận chứng từ, tài liệu nhập kho, thu tiền (lệnh điều chuyển, chứng từ nộp tiền do khách hàng lập,...), cán bộ nghiệp vụ thuộc bộ phận kho quỹ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, thực hiện thủ tục nhập kho, thu tiền, ghi nhận số liệu về loại tiền, mệnh giá, số lượng theo đúng cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn thao tác trên hệ thống CMO;
+ Đối với giao dịch xuất kho, chi tiền:
Khi tiếp nhận bộ chứng từ do kế toán viên đã thực hiện trích nợ tài khoản của khách hàng, chứng từ xuất kho và tài liệu có liên quan, cán bộ thuộc bộ phận kho quỹ kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, thực hiện thủ tục xuất kho, chi tiền, ghi nhận số liệu về loại tiền, mệnh giá, số lượng theo đúng cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn thao tác trên hệ thống CMO;
- In, ký chứng từ và kiểm tra giao dịch
Cán bộ nghiệp vụ thuộc bộ phận kho quỹ thực hiện in chứng từ trên hệ thống CMO theo trình tự quy định tại cơ chế, quy trình nghiệp vụ; Thực hiện kiểm tra tính chính xác của chứng từ in từ hệ thống CMO với chứng từ gốc. Cán bộ nghiệp vụ phải ký xác nhận trên chứng từ, chuyển cán bộ kiểm soát phê duyệt theo đúng quy định cơ chế, quy trình nghiệp vụ, sau đó, cán bộ nghiệp vụ chuyển cho kế toán viên chứng từ tài liệu đã có đầy đủ chữ ký, đảm bảo hợp lệ, hợp pháp để xử lý tiếp theo quy định;
b) In các báo cáo cuối ngày và thực hiện kiểm tra, đối chiếu
Sau thời điểm kết thúc ngày làm việc, cán bộ nghiệp vụ thuộc bộ phận kho quỹ thực hiện in các báo cáo tại hệ thống CMO để thực hiện kiểm tra, đối chiếu theo đúng quy định tại cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn thao tác trên hệ thống CMO đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được hạch toán đầy đủ, chính xác vào hệ thống CMO; đảm bảo số hiện vật quản lý trong kho khớp đúng với số liệu hạch toán, theo dõi trên hệ thống phần mềm kế toán.
Đồng thời chuyển bộ phận kế toán một (01) bản báo cáo để làm cơ sở kiểm tra đối chiếu khớp đúng giữa số liệu hiện vật quản lý trong kho của bộ phận kho quỹ và số liệu kế toán của bộ phận kế toán;
c) Tập hợp, sắp xếp, lưu trữ chứng từ và báo cáo
Việc tập hợp, sắp xếp, lưu trữ chứng từ tại bộ phận kho quỹ được thực hiện theo cơ chế, quy trình nghiệp vụ quản lý kho quỹ trên hệ thống CMO và quy định tại Khoản 6 Điều 4 Thông tư này.
2. Tại các bộ phận nghiệp vụ khác
a) Khi tiếp nhận chứng từ, xử lý giao dịch
Khi tiếp nhận chứng từ, tài liệu để giao dịch trên hệ thống phần mềm kế toán, cán bộ nghiệp vụ kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp và đầy đủ của chứng từ, tài liệu liên quan, thực hiện giao dịch trên hệ thống phần mềm kế toán theo đúng cơ chế, quy trình nghiệp vụ.
Cán bộ nghiệp vụ phải ký xác nhận trên chứng từ, chuyển cán bộ kiểm soát phê duyệt theo đúng quy định cơ chế, quy trình nghiệp vụ, sau đó, cán bộ nghiệp vụ chuyển cho kế toán viên chứng từ tài liệu đã có đầy đủ chữ ký, đảm bảo hợp lệ, hợp pháp để xử lý tiếp theo quy định;
b) In các báo cáo sau thời điểm kết thúc ngày làm việc và thực hiện kiểm tra, đối chiếu
Sau thời điểm kết thúc ngày làm việc, cán bộ nghiệp vụ thực hiện in các báo cáo tại phần mềm/phân hệ nghiệp vụ để thực hiện kiểm tra, đối chiếu theo đúng quy định tại cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn thao tác trên phần mềm/phân hệ nghiệp vụ đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được hạch toán đầy đủ, chính xác vào hệ thống phần mềm kế toán;
c) Tập hợp, sắp xếp, lưu trữ chứng từ và báo cáo
Việc tập hợp, sắp xếp, lưu trữ chứng từ tại bộ phận nghiệp vụ được thực hiện theo cơ chế, quy trình nghiệp vụ trên hệ thống phần mềm kế toán và quy định tại Khoản 6 Điều 4 Thông tư này.