Điều 5. Số hóa hồ sơ thi hành án hình sự
1. Hồ sơ, văn bản, tài liệu trong hoạt động thi hành án hình sự được số hóa để tạo lập tài liệu điện tử và cập nhật trong hệ thống thông tin theo quy định của Thông tư liên tịch này và pháp luật có liên quan.
2. Tài liệu điện tử hình thành từ việc số hóa hồ sơ thi hành án hình sự phải bảo đảm tính đầy đủ, toàn vẹn, chính xác, thống nhất và khả năng khai thác, sử dụng trong hệ thống thông tin, được liên kết với cơ sở dữ liệu thông qua mã định danh điện tử hoặc mã hồ sơ thi hành án phạt tù điện tử.
3. Cơ quan, cá nhân được giao quản lý hồ sơ thi hành án hình sự điện tử có trách nhiệm cập nhật đầy đủ, kịp thời dữ liệu, tài liệu phát sinh trong quá trình thi hành án hình sự theo quy định của Luật Thi hành án hình sự lên hệ thống thông tin; bảo đảm tính chính xác, thống nhất giữa hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử trong thời gian thực hiện chuyển đổi.
4. Cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền ban hành hoặc phát sinh văn bản, tài liệu trong hoạt động thi hành án hình sự chịu trách nhiệm bảo đảm việc tạo lập, số hóa, xác thực và cập nhật dữ liệu điện tử tương ứng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao; bảo đảm tài liệu điện tử phản ánh trung thực, đầy đủ nội dung của hồ sơ thi hành án hình sự trong quá trình hình thành và sử dụng theo quy định của pháp luật.