Điều 12. Lưu trữ kết quả xếp loại cho phạm nhân và các tài liệu liên quan đến việc xếp loại cho phạm nhân
1. Ngoài Quyết định xếp loại quý và bản kiểm điểm của phạm nhân thì trong hồ sơ phạm nhân còn lưu các tài liệu sau:
a) Tài liệu liên quan đến việc xếp loại chấp hành án phạt tù cho phạm nhân (nếu có);
b) Đơn khiếu nại của phạm nhân về kết quả xếp loại chấp hành án phạt tù và văn bản trả lời của Giám thị trại giam, Giám thị trại tạm giam; quyết định giải quyết khiếu nại của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật (nếu có);
c) Quyết định hủy kết quả xếp loại chấp hành án phạt tù và xếp loại lại cho phạm nhân (nếu có);
d) Thông báo tình hình chấp hành án phạt tù của phạm nhân cho gia đình hoặc người đại diện hợp pháp của phạm nhân.
2. Biên bản họp Tiểu ban và danh sách phạm nhân được xếp loại chấp hành án phạt tù tháng lưu tại Tiểu ban xếp loại chấp hành án phạt tù. Biên bản họp Hội đồng xếp loại chấp hành án phạt tù và danh sách phạm nhân được xếp loại chấp hành án phạt tù quý lưu tại Đội Giáo dục và hồ sơ (đối với trại giam) hoặc Đội Tham mưu tổng hợp (đối với trại tạm giam thuộc Bộ) hoặc Phân trại quản lý phạm nhân (đối với trại tạm giam thuộc Công an cấp tỉnh).
3. Trại giam, trại tạm giam có trách nhiệm cập nhật, quản lý, khai thác và bảo đảm tính đầy đủ chính xác, kịp thời đối với dữ liệu về việc nhận xét, đánh giá và kết quả xếp loại chấp hành án phạt tù cho phạm nhân trên phần mềm quản lý và cơ sở dữ liệu thi hành án hình sự theo phân cấp quản lý, bảo đảm an ninh dữ liệu và chỉ khai thác, sử dụng đúng mục đích công tác theo quy định.