Điều 8. Tại bộ phận kiểm soát
1. Kiểm tra và duyệt giao dịch trong ngày
Cán bộ kiểm soát nhận tài liệu nghiệp vụ, chứng từ kế toán từ cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên theo quy định tại điểm a Khoản 1, Khoản 2 Điều 6, Khoản 1 Điều 7 Thông tư này, thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của tài liệu nghiệp vụ, chứng từ kế toán theo quy định và đối chiếu đảm bảo khớp đúng với giao dịch cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên đã nhập, hạch toán trên hệ thống phần mềm kế toán, thực hiện duyệt giao dịch và ký kiểm soát trên chứng từ kế toán; chuyển cho Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN đối với chứng từ phải được ký duyệt trước khi thực hiện trên hệ thống phần mềm kế toán. Sau đó, cán bộ kiểm soát chuyển trở lại bộ chứng từ cho cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên thực hiện xử lý tiếp theo quy định tại điểm b Khoản 1, Khoản 2 Điều 6 và Khoản 2 Điều 7 Thông tư này.
Cán bộ kiểm soát phải nắm rõ quy trình, thao tác xử lý và hạch toán giao dịch của từng phân hệ nhằm kịp thời phát hiện sai sót trong khâu nhập liệu, đảm bảo mọi giao dịch đều được hạch toán đầy đủ, chính xác, kịp thời (đặc biệt lưu ý đối với các giao dịch phức tạp, giao dịch có mức độ rủi ro cao như giao dịch thanh toán đi, thanh toán đến …).
Trường hợp phát hiện sai sót, cán bộ kiểm soát chuyển trả lại cho cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên thực hiện xử lý điều chỉnh kịp thời theo Khoản 7 Điều 4 và Điều 11 Thông tư này.
2. Nhận, tập hợp chứng từ và kiểm soát sau thời điểm kết thúc ngày làm việc
a) Nhận Bảng liệt kê giao dịch kèm toàn bộ chứng từ đã được sắp xếp theo quy định tại điểm c Khoản 1, điểm c Khoản 2 Điều 6 và Khoản 3 Điều 7 Thông tư này từ các cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên được phân công phụ trách;
b) Thực hiện kiểm tra lại toàn bộ chứng từ và Bảng liệt kê giao dịch đã nhận theo điểm a Khoản này; đối chiếu chứng từ, Bảng liệt kê giao dịch do cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên chuyển tới khớp đúng với Bảng liệt kê giao dịch của cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên đó trên hệ thống sau thời điểm kết thúc ngày làm việc nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán đã hạch toán và đảm bảo tất cả giao dịch đã được cập nhật trên hệ thống chính xác và đầy đủ theo chứng từ gốc. Trường hợp có sai sót, cán bộ kiểm soát thông báo cho cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên kiểm tra lại và thực hiện điều chỉnh, bổ sung theo đúng quy định tại Khoản 7 Điều 4 và Điều 11 Thông tư này và quy định của pháp luật liên quan;
c) Cuối ngày làm việc sau khi đã hết các giao dịch phát sinh, cán bộ kiểm soát thực hiện kiểm tra Báo cáo liệt kê giao dịch chưa hoàn thành (mẫu số BCLC 02), Báo cáo liệt kê giao dịch lỗi chi tiết (mẫu số BCLC 03), Báo cáo kiểm soát lỗi tự động (mẫu số BCLC 09) theo nhiệm vụ được giao, xác định nguyên nhân lỗi của từng giao dịch, phối hợp với cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên và cán bộ kỹ thuật để xử lý kịp thời theo đúng cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn xử lý sai sót trên hệ thống phần mềm kế toán và quy định của pháp luật kế toán để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót ngay trong ngày làm việc.
Trường hợp cuối ngày làm việc sau khi đã hết các giao dịch phát sinh, sau khi cán bộ kiểm soát kiểm tra các báo cáo mẫu số BCLC 02, BCLC 03, BCLC 09 không có phát sinh thì không phải in các mẫu báo cáo này.
3. Ký xác nhận và giao nộp chứng từ
Sau khi kiểm tra theo quy định tại Khoản 2 Điều này đảm bảo chính xác, cán bộ kiểm soát thực hiện ký xác nhận trên các báo cáo mẫu số BCLC 01, BCLC 02, BCLC 03, BCLC 09 (nếu có phát sinh) và chuyển toàn bộ chứng từ, các Bảng liệt kê đã ký theo thẩm quyền cho cán bộ hậu kiểm xử lý tiếp. Việc giao nộp chứng từ phải bảo đảm các thủ tục ký nhận giữa 2 bên.