Điều 7. Tại bộ phận kế toán
Căn cứ chứng từ kế toán theo quy định hiện hành, kế toán viên thực hiện giao dịch trên hệ thống phần mềm kế toán đảm bảo nguyên tắc ghi Nợ trước ghi Có sau, cụ thể:
1. Khi tiếp nhận chứng từ, xử lý giao dịch
a) Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ theo quy định.
b) Xác định, thực hiện đúng theo cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn thao tác trên hệ thống phần mềm kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ thông tin, dữ liệu của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi nhận vào hệ thống phần mềm kế toán trên cơ sở hồ sơ, chứng từ gốc;
c) Kế toán viên kiểm tra đảm bảo khớp đúng giao dịch hạch toán trên hệ thống phần mềm kế toán với chứng từ gốc, chuyển chứng từ cho cán bộ kiểm soát thực hiện kiểm tra và duyệt giao dịch theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 Thông tư này. Trường hợp phát hiện ra sai sót, kế toán viên thực hiện xử lý theo Khoản 7 Điều 4 và Điều 11 Thông tư này.
2. In các báo cáo và thực hiện kiểm tra, đối chiếu Sau thời điểm kết thúc ngày làm việc, kế toán viên thực hiện in các báo cáo tại các phần mềm/phân hệ nghiệp vụ để phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu như sau:
a) Tại từng phần mềm/phân hệ nghiệp vụ
- Kiểm tra, đối chiếu theo đúng quy định tại cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn theo từng phần mềm/phân hệ nghiệp vụ đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được hạch toán đầy đủ, chính xác vào hệ thống phần mềm kế toán;
- Kiểm tra tình trạng giao dịch của kế toán viên đã nhập vào hệ thống phần mềm kế toán đảm bảo:
+ Trên phần mềm ERP: Tại các phân hệ APR, phân hệ FA, tất cả các giao dịch trong ngày có trạng thái "Đã hạch toán (Posted)"; Đồng thời, kiểm tra các giao dịch này có trạng thái "Đã hạch toán (Posted)" trên phân hệ GL;
+ Trên phần mềm T24, tất cả các giao dịch trong ngày có trạng thái "Đã duyệt (Authorised)"; - Kiểm tra, đối chiếu đảm bảo khớp đúng giữa các giao dịch nhập/xuất giấy tờ có giá trên phần mềm CSD với phân hệ GL, các giao dịch về đặt cọc, thanh toán mua, bán, đấu thầu giấy tờ có giá, vàng trên phần mềm T24 và trên phần mềm CSD, AOM; - Đối với các giao dịch hạch toán tự động từ các nghiệp vụ được giao quản lý, theo dõi (nếu có) như hợp đồng tiền gửi, tiền vay,..., kế toán viên thực hiện kiểm tra, đối chiếu sau thời điểm kết thúc ngày làm việc;
- Đối với phân hệ FT, kế toán viên thực hiện kiểm tra bổ sung các nội dung sau:
+ Kiểm tra, đối chiếu khớp đúng giữa các giao dịch thanh toán liên ngân hàng đi/đến qua hệ thống Thanh toán điện tử liên ngân hàng (CITAD) đã hạch toán trên phần mềm T24 trong ngày (mẫu số DC 01 và mẫu số DC 02) với các báo cáo về các giao dịch thanh toán đã thực hiện thành công trên hệ thống CITAD;
+ Kiểm tra, đối chiếu khớp đúng các giao dịch thanh toán liên chi nhánh (Inter-branch) đi/đến trong ngày (mẫu số DC 03 và mẫu số DC 04) với Bảng liệt kê giao dịch (mẫu số BCLC 01);
b) Tại phân hệ GL phần mềm ERP
Sau thời điểm kết thúc ngày làm việc, để đảm bảo việc phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào sổ kế toán và tuân thủ chế độ chứng từ kế toán, các kế toán viên phải tập hợp chứng từ đã xử lý hạch toán trong ngày, in Bảng liệt kê giao dịch (mẫu số BCLC 01) để thực hiện kiểm tra, đối chiếu, cụ thể:
- Kiểm tra tình trạng giao dịch của kế toán viên đã nhập vào hệ thống phần mềm kế toán, đảm bảo tất cả các giao dịch có trạng thái "Đã hạch toán (Posted)" trên phân hệ GL. Đối với những giao dịch có trạng thái khác, kế toán viên phải phối hợp với cán bộ kiểm soát để xử lý theo đúng hướng dẫn thao tác trên hệ thống phần mềm kế toán và pháp luật kế toán;
- Kiểm tra lại tính đầy đủ, khớp đúng của các yếu tố trên chứng từ (số tiền giao dịch, loại tiền tệ, đối tượng hạch toán chi tiết, tên giao dịch, tài khoản hạch toán,…) với Bảng liệt kê giao dịch (mẫu số BCLC 01);
- Kiểm tra lại đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán theo từng loại nghiệp vụ như mẫu dấu, chữ ký khách hàng, chữ ký kế toán viên, chữ ký cán bộ kiểm soát và chữ ký phê duyệt của cấp có thẩm quyền, đóng dấu,...;
- Kiểm tra lại các giao dịch đã được nhập theo đúng chức năng của hệ thống phần mềm kế toán, đảm bảo đầy đủ, đúng nghiệp vụ, tránh việc trùng lặp trong thực hiện giao dịch;
- Kiểm tra, đối chiếu đảm bảo khớp đúng về tổng số giao dịch và tổng doanh số phát sinh giữa Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết (mục 1, mẫu số BCLC 01) với Báo cáo liệt kê theo tài khoản kế toán (mục 2, mẫu số BCLC 01);
- Kiểm tra, đối chiếu đảm bảo số liệu về tổng số giao dịch hạch toán Nợ, tổng số giao dịch hạch toán Có và doanh số phát sinh Nợ, Có của từng tài khoản tổng hợp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Báo cáo liệt kê theo tài khoản (mục 2, mẫu số BCLC 01) đã được cập nhật đầy đủ, chính xác theo Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết (mục 1, mẫu số BCLC 01);
- Trường hợp các giao dịch có sử dụng các tài khoản trung gian hệ thống, kế toán viên phải kiểm tra lại tính đúng đắn của việc hạch toán vào các tài khoản trung gian này. Trường hợp có sai sót, kế toán viên phải phối hợp với cán bộ kiểm soát, cán bộ kỹ thuật để xử lý theo đúng hướng dẫn thao tác trên hệ thống phần mềm kế toán và pháp luật kế toán.
3. Ký xác nhận, sắp xếp, giao nộp chứng từ
a) Trên cơ sở việc kiểm tra, đối chiếu khớp đúng các nội dung quy định tại Khoản 2 Điều này, kế toán viên thực hiện ký xác nhận trên Bảng liệt kê giao dịch và chuyển toàn bộ chứng từ kèm Bảng liệt kê giao dịch cho cán bộ kiểm soát. Việc giao nộp chứng từ phải bảo đảm các thủ tục ký nhận giữa 2 bên;
b) Các chứng từ phải được tập hợp, sắp xếp theo quy định tại Khoản 6 Điều 4 Thông tư này, theo thứ tự giao dịch trên Bảng liệt kê giao dịch (mẫu số BCLC 01) và được kiểm tra đảm bảo khớp đúng với Bảng liệt kê giao dịch. Trường hợp đơn vị kế toán NHNN trong ngày có số lượng lớn các giao dịch có cùng tính chất như giao dịch thu phí tiền mặt, phí thanh toán từng lần, phí thanh toán điện tử liên ngân hàng giá trị cao và giá trị thấp;... được hạch toán đẩy từ các phân hệ nghiệp vụ sang GL thì Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN quyết định việc lựa chọn sắp xếp chứng từ theo loại giao dịch, đảm bảo thống nhất trong toàn đơn vị kế toán NHNN;
c) Chứng từ và báo cáo sau khi được sắp xếp thành tập phải được đánh số trong tập. Kế toán viên đánh số chứng từ bằng bút mực xanh và phải ghi rõ số lượng tờ trên góc phải tờ đầu tiên của tập chứng từ, đảm bảo thuận tiện cho công tác hậu kiểm và tra cứu chứng từ khi đưa vào lưu trữ.