Điều 10. Tập hợp, sắp xếp chứng từ, báo cáo của toàn đơn vị kế toán NHNN
1. Tập hợp chứng từ
Toàn bộ chứng từ kế toán trong ngày được tập hợp theo tập chứng từ. Một tập chứng từ kế toán bao gồm: Bảng liệt kê giao dịch theo từng mã người dùng kèm theo toàn bộ các chứng từ kế toán.
2. Sắp xếp, đánh số tập chứng từ
a) Sắp xếp chứng từ
- Đối với các mã người dùng không phải là cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên của đơn vị kế toán NHNN, cán bộ hậu kiểm thực hiện theo quy định tại Khoản 6 Điều 4 Thông tư này.
- Cán bộ hậu kiểm sắp xếp chứng từ theo thứ tự mã người dùng kèm toàn bộ chứng từ theo Bảng liệt kê giao dịch, đóng thành tập và quản lý ngay sau khi hoàn thành kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu đầy đủ theo quy định tại Khoản 6 Điều 4 Thông tư này;
b) Đánh số chứng từ
Chứng từ trong quyển nhật ký chứng từ phải được đánh số thứ tự bằng bút mực đỏ vào góc phía trên, bên phải của từng tờ chứng từ theo thứ tự liên tục từ một (01) đến hết nhằm đảm bảo quản lý và kiểm soát được đầy đủ số lượng chứng từ kế toán phát sinh trong ngày;
c) Đóng Nhật ký chứng từ
Chứng từ kế toán sau khi sắp xếp thành từng tập, các tập chứng từ được sắp xếp theo kế toán viên thực hiện để đóng thành các quyển nhật ký chứng từ. Tuỳ theo số lượng chứng từ của đơn vị kế toán NHNN để phân chia thành các quyển nhật ký chứng từ cho phù hợp với việc lưu trữ, bảo quản và tra cứu khi cần thiết.
Bìa tập nhật ký chứng từ ghi cụ thể tên đơn vị kế toán NHNN, ngày tháng, số lưu trữ, tập số chứng từ/Tổng số tập trong ngày, tổng số trang đã đánh số từ… đến…, chữ ký và tên của cán bộ hậu kiểm.
Việc sắp xếp thứ tự của tập Nhật ký chứng từ được thực hiện như sau:
- Báo cáo tổng hợp theo tài khoản kế toán (mẫu số BCLC 07);
- Báo cáo tổng hợp giao dịch (mẫu số BCLC 06);
- Bảng liệt kê giao dịch theo từng mã người dùng (mẫu số BCLC 01) đính kèm chứng từ kế toán theo giao dịch;
d) Đánh số quyển Nhật ký chứng từ
Các quyển nhật ký chứng từ sẽ được đánh số lưu trữ theo thứ tự từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm và lưu trữ theo quy định hiện hành về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành Ngân hàng.
3. Các sổ và báo cáo kế toán (bao gồm cả Bảng cân đối tài khoản kế toán theo ngày (mẫu số BCLC10)) phải được đóng thành từng loại riêng, theo từng kỳ báo cáo ngay sau khi kiểm soát, ký xác nhận để thực hiện lưu trữ theo quy định.