Điều 16. Lưu trữ hồ sơ, tài liệu có liên quan đến xếp loại chấp hành án phạt tù
1. Trợ lý giam giữ chịu trách nhiệm tổng hợp các tài liệu liên quan đến việc xếp loại chấp hành án phạt tù đối với phạm nhân nêu tại Điều này và bàn giao cho Vãn thư lưu hồ sơ phạm nhân để quản lý theo quy định, Hồ sơ gồm:
a) Quyết định của Giám thị trại giam, trại tạm giam về xếp loại chấp hành án phạt tù của từng phạm nhân (quý, 6 tháng đâu năm, 6 tháng cuôi năm và một năm).
b) Bản kiểm điểm của phạm nhân về việc xếp loại chấp hành án phạt tù (quý, 6 tháng đâu năm, 6 tháng cuôỉ năm và một năm); đối với phạm nhân chưa đủ thời gian xếp loại hoặc đang ở trại tạm giam chờ quyết định đưa đi châp hành án phạt tù phải lưu bản kiểm điểm của thời gian chưa được xếp loại (có xác nhận của Giám thị trại giam, trại tạm giam).
c) Quyết định miễn hoặc giảm thi hành án đối với khoản tiền phạt, án phí của Tòa án và các loại giấy tờ, tài liệu có liên quan đến việc thực hiện hình phạt bổ sung là phạt tiền, bồi thường thiệt hại, án phí, cấp dưỡng hoặc nghĩa vụ dân sự khác.
d) Quyết định công nhận người chấp hành án phạt tù vi phạm kỷ luật đã cải tạo tiến bộ kèm theo Bản kiếm điếm của phạm nhân.
đ) Quyết định khen thưởng đối với phạm nhân lập công.
e) Giấy xác nhận tình trạng sức khoẻ và hồ sơ bệnh án của phạm nhân ốm, đau, bệnh tật.
g) Đơn khiếu nại của phạm nhân và thông báo trả lời của Giám thị trại giam, trại tạm giam về kết quả xếp loại (nếu có).
h) Các tài liệu khác (nếu có).
2. Đối với phạm nhân có thời hạn chấp hành án phạt tù trên 15 năm thì sau 5 năm, kể từ ngày phạm nhân bắt đầu chấp hành án phạt tù, hàng năm Trợ lý giam giữ, Vãn thư tổng hợp kết quả xếp loại vào Phiếu tổng hợp kết quả xếp loại chấp hành án phạt tù của phạm nhân theo mẫu quy định, báo cáo Giám thị lập biên bản hủy các quyết định xếp loại chấp hành án phạt tù các quý và huỷ các bản cam kết cũ về thực hiện hình phạt bổ sung là hình phạt tiền, bồi thường thiệt hại, án phí và các nghĩa vụ dân sự khác (nếu có) của 5 năm trước.