Điều 12. Quan hệ phối hợp giữa Cơ quan, người quản lý kho vật chứng và tài liệu, đồ vật với cơ quan, người có thẩm quyền tiến hành tố tụng của Công an, Viện kiểm sát, Tòa án, Hải quan, Kiểm lâm, Kiểm ngư và các cơ quan khác
1. Quan hệ phối hợp giữa Cơ quan quản lý kho vật chứng và tài liệu, đồ vật với cơ quan, người có thẩm quyền tiến hành tố tụng của Công an, Viện kiểm sát, Tòa án, Hải quan, Kiểm lâm, Kiểm ngư và các cơ quan khác trong tiếp nhận, nhập, xuất, bảo quản, chuyển giao, xử lý vật chứng, tài liệu, đồ vật phải bảo đảm tuân thủ các nguyên tắc quản lý kho vật chứng và tài liệu, đồ vật theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 142/2024/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 184/2025/NĐ-CP và quy định tại Thông tư này. Việc phối hợp trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cơ quan, đơn vị theo quy định của pháp luật; bảo đảm nhanh chóng, kịp thời, chặt chẽ; bảo đảm chế độ bảo mật thông tin theo quy định của pháp luật, phục vụ có hiệu quả công tác tiếp nhận, giải quyết nguồn tin về tội phạm, điều tra, truy tố, xét xử và thi hành án.
2. Phối hợp trong tiếp nhận, nhập, xuất, chuyển giao vật chứng, tài liệu, đồ vật:
a) Khi nhập, xuất vật chứng, tài liệu, đồ vật, Thủ trưởng cơ quan, người có thẩm quyền ra lệnh nhập, xuất vật chứng, tài liệu, đồ vật và cán bộ trực tiếp giao, nhận vật chứng, tài liệu, đồ vật phải thực hiện đầy đủ các thủ tục theo quy định tại Điều 10 và Điều 14 Nghị định số 142/2024/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 184/2025/NĐ-CP;
b) Thủ kho, cán bộ quản lý kho vật chứng và tài liệu, đồ vật có trách nhiệm tiếp nhận, nhập, xuất, bảo quản vật chứng, tài liệu, đồ vật theo quy định tại Điều 13 và Điều 14 Nghị định số 142/2024/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 184/2025/NĐ-CP;
Không nhập kho những vật chứng, tài liệu, đồ vật theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Nghị định số 142/2024/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 184/2025/NĐ-CP;
c) Khi nhập vật chứng, tài liệu, đồ vật đã được niêm phong, cán bộ đến nhập vật chứng, tài liệu, đồ vật phải thông báo và cung cấp biên bản niêm phong vật chứng, tài liệu, đồ vật cho Thủ kho, cán bộ quản lý kho biết vật chứng, tài liệu, đồ vật thuộc loại gì để thực hiện việc phân loại bảo quản.
Trường hợp cần giữ bí mật công tác mà không thể thông báo được thì cán bộ đến nhập vật chứng, tài liệu, đồ vật phải cam kết bằng văn bản đối với vật chứng, tài liệu, đồ vật đã được niêm phong không thuộc khoản 2 Điều 15 Nghị định số 142/2024/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 184/2025/NĐ-CP;
d) Vật chứng, tài liệu, đồ vật là chất ma túy, tiền chất ma túy, thuốc gây nghiện, thuốc hướng thần được dán nhãn mác khi đóng gói, hộp, đưa vào thùng, chai, lọ và các hình thức khác phải được niêm phong của cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng hoặc cơ quan giám định thì Thủ kho, cán bộ quản lý kho vật chứng và tài liệu, đồ vật mới tiến hành nhập kho; biên bản nhập kho ghi theo ký hiệu nhãn mác và niêm phong;
đ) Vật chứng, tài liệu, đồ vật là máy móc, phương tiện có sử dụng xăng, dầu, điện, các nhiên liệu dễ cháy khác thì trước khi nhập vào kho vật chứng và tài liệu, đồ vật: Cán bộ đến nhập vật chứng, tài liệu, đồ vật phải xả hoặc rút hết nhiên liệu ra khỏi bình chứa nhiên liệu; rút nguồn điện ắc quy, pin của máy móc, phương tiện đề phòng cháy, nổ;
e) Vật chứng, tài liệu, đồ vật được đóng gói, hộp, đưa vào thùng, chai, lọ và các hình thức khác còn niêm phong thì tiến hành nhập theo quy định. Trường hợp niêm phong bị rách, mất hoặc có căn cứ khẳng định dấu niêm phong bị dán, ép lại thì yêu cầu cán bộ đến nhập tiến hành mở niêm phong, lập biên bản ghi nhận tình trạng vật chứng, tài liệu, đồ vật. Trình tự, thủ tục thực hiện theo quy định tại Điều 6, Điều 7 và Điều 11 Nghị định số 127/2017/NĐ-CP ngày 16 tháng 11 năm 2017 của Chính phủ quy định chi tiết việc niêm phong, mở niêm phong vật chứng;
g) Không tiến hành nhập, xuất vật chứng, tài liệu, đồ vật trong trường hợp lệnh nhập, xuất vật chứng, tài liệu, đồ vật không đúng quy định của Bộ Công an; lệnh nhập, xuất vật chứng, tài liệu, đồ vật bị tẩy xóa, sửa chữa, viết thêm ký hiệu, mã hiệu, số lượng mà không có dấu và chữ ký xác nhận của Thủ trưởng, Phó Thủ trưởng hoặc cấp trưởng, cấp phó cơ quan có thẩm quyền; cán bộ đến nhập vật chứng, tài liệu, đồ vật không có đầy đủ giấy tờ theo quy định;
h) Trường hợp cơ quan có thẩm quyền nhập, xuất vật chứng, tài liệu, đồ vật thuê người, phương tiện vào kho vật chứng và tài liệu, đồ vật để sắp xếp, phân loại, bốc dỡ, vận chuyển vật chứng, tài liệu, đồ vật thì phải có văn bản thông báo trước (kèm theo các tài liệu liên quan) gửi cơ quan quản lý kho vật chứng và tài liệu, đồ vật danh sách số lượng người, phương tiện, biển kiểm soát xe và có trách nhiệm giám sát đối với người và phương tiện do mình thuê trong quá trình nhập, xuất tại kho vật chứng và tài liệu, đồ vật;
k) Việc chuyển giao vật chứng, tài liệu, đồ vật từ kho vật chứng và tài liệu, đồ vật của Công an nhân đến kho vật chứng và tài liệu, đồ vật của Cơ quan thi hành án dân sự theo lệnh xuất kho vật chứng và tài liệu, đồ vật của cơ quan có thẩm quyền thực hiện theo quy định tại khoản 6 Điều 10 Nghị định số 142/2024/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 184/2025/NĐ-CP và quy định khác của pháp luật có liên quan.
3. Phối hợp trong kiểm tra, rà soát và đề nghị xử lý vật chứng, tài liệu, đồ vật của vụ án, vụ việc bị tồn đọng, mất mát, bị xâm phạm, chiếm đoạt hoặc có dấu hiệu hư hỏng, nguy cơ hư hỏng, bong, rách niêm phong hoặc đe dọa đến sự an toàn kho vật chứng và tài liệu, đồ vật, ảnh hưởng xấu hoặc gây thiệt hại đến con người, tài sản, môi trường:
a) Cơ quan quản lý kho vật chứng và tài liệu, đồ vật định kỳ 06 tháng, 01 năm có văn bản đề nghị cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng: rà soát, thống kê phân loại vật chứng, tài liệu, đồ vật của vụ án, vụ việc theo từng giai đoạn tố tụng hình sự thuộc quyền quản lý; cung cấp các tài liệu liên quan về các vụ án, vụ việc đình chỉ, tạm đình chỉ hoặc kết luận điều tra, kết luận giải quyết vụ việc đối với vật chứng, tài liệu, đồ vật đang gửi tại kho vật chứng và tài liệu, đồ vật; ra lệnh xuất kho vật chứng và tài liệu, đồ vật để xử lý theo quy định đối với vật chứng, tài liệu, đồ vật tồn đọng chưa được xử lý;
b) Thủ kho, cán bộ quản lý, bảo vệ kho vật chứng và tài liệu, đồ vật phải thường xuyên kiểm tra tình trạng nhà kho, lán kho, lán kho bãi và hệ thống chiếu sáng, hệ thống kiểm soát an ninh, hệ thống phòng cháy, chữa cháy, duy trì nhiệt độ trong phòng kho chức năng phù hợp với việc quản lý vật chứng, tài liệu, đồ vật; hằng Quý thực hiện hoặc đề xuất phối hợp với đơn vị liên quan làm vệ sinh công nghiệp kho vật chứng và tài liệu, đồ vật, có biện pháp diệt trừ mối mọt, chuột, bọ, côn trùng, nấm mốc và các tác nhân gây hại khác.
Khi phát hiện những hư hỏng về nhà kho, lán kho, lán kho bãi, các trang thiết bị kỹ thuật không bảo đảm thì Thủ kho, cán bộ quản lý kho, bảo vệ kho vật chứng và tài liệu, đồ vật phải báo cáo Thủ trưởng Cơ quan quản lý kho vật chứng và tài liệu, đồ vật biết để phối hợp đơn vị chức năng đề xuất khắc phục, sửa chữa kịp thời;
c) Thủ kho, cán bộ quản lý kho vật chứng và tài liệu, đồ vật phải thường xuyên kiểm tra tình trạng các loại vật chứng, tài liệu, đồ vật đang bảo quản. Trường hợp phát hiện vật chứng, tài liệu, đồ vật tồn đọng chưa được xử lý cùng với vụ án, vụ việc hoặc đã được xử lý nhưng cơ quan có trách nhiệm chậm trễ trong việc thi hành; phát hiện vật chứng, tài liệu, đồ vật bị mất mát, bong, rách, mất niêm phong, bị xâm phạm, chiếm đoạt hoặc nguy cơ hư hỏng, đe dọa đến sự an toàn của kho vật chứng và tài liệu, đồ vật, ảnh hưởng đến con người, tài sản, môi trường hoặc trong trường hợp bất khả kháng do thiên tai, dịch bệnh, cháy, nổ và các sự cố khác làm hư hỏng vật chứng, tài liệu, đồ vật thì phải tiến hành lập biên bản, báo cáo kịp thời Thủ trưởng cơ quan quản lý kho vật chứng và tài liệu, đồ vật để thông báo bằng văn bản đến cơ quan, người có thẩm quyền đã ra lệnh nhập vật chứng, tài liệu, đồ vật biết, có biện pháp xử lý, giải quyết kịp thời.