Điều 6. Hướng dẫn ghi chép Sổ và sử dụng Dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật
1. Cán bộ kiểm dịch thực vật thực hiện ghi chép sổ phải đảm bảo đầy đủ, chính xác thông tin liên quan đến lô hàng theo đề mục cột, chữ viết rõ ràng, đủ nét, không tẩy xóa, viết cùng 1 loại mực. Trong trường hợp có sai sót cần sửa thì phải được Thủ trưởng đơn vị xác nhận.
Sổ nghiệp vụ được viết liên tục theo thứ tự từng trang, không bỏ trống.
Việc ghi chép vào sổ nghiệp vụ kiểm dịch thực vật phải được tiến hành thường xuyên, kịp thời. Kết quả thực hiện công tác trong ngày phải được vào sổ trước 11 giờ ngày hôm sau.
Cơ quan kiểm dịch thực vật có thể ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lập sổ nghiệp vụ trên máy vi tính, thường xuyên cập nhật dữ liệu và in ra để lưu trữ, đồng thời đảm bảo việc quản lý dữ liệu an toàn.
2. Dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật được sử dụng đóng vào mục “Dấu của cơ quan” tại các mẫu giấy 10 và 11 (Phụ lục 1).
3. Việc quản lý, lưu trữ Mẫu giấy tờ, Sổ nghiệp vụ và Dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật được thực hiện theo quy định hiện hành.