Điều 4. Quy cách Mẫu giấy tờ, Sổ nghiệp vụ và Dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật
1. Quy cách Mẫu giấy tờ nghiệp vụ kiểm dịch thực vật tại Phụ lục 1
a) Các mẫu giấy: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 12, 13, 14, 15, 16, 17 (Phụ lục 1) thống nhất sử dụng khổ giấy A4 (210 x 297mm).
b) Các mẫu giấy: 10, 11 (Phụ lục 1) sử dụng loại giấy in máy tính liên tục, chất liệu giấy carbon, khổ giấy 219 x 305 mm (không kể phần biên giấy). Hai mẫu này thiết kế và in phôi giấy với hoa văn màu trên nền giấy trắng để sử dụng kết hợp với phần mềm chuyên dụng. Các liên phát hành hoa văn và nền màu xanh lá cây nhạt, liên lưu hoa văn màu vàng trên nền trắng.
c) Các mẫu giấy: 4, 5, 10, 11, 15, 16 (Phụ lục 1) được thiết kế song ngữ Việt - Anh.
2. Quy cách Sổ nghiệp vụ kiểm dịch thực vật tại Phụ lục 2
a) Các loại sổ được đóng bìa cứng, có đầu thừa đề ghi tiêu đề cột, giấy đóng sổ là loại giấy có dòng kẻ ngang. Sổ được ghi nhãn gồm tên sổ, đơn vị lập sổ và thời gian.
b) Các loại sổ có kích thước 33cm x 26cm. Riêng 2 sổ theo dõi hàng nhập/xuất khẩu kích thước 42cm x 32cm và được bố trí nội dung trên cả 2 trang sổ mở.
c) Sổ cấp Giấy phép kiểm dịch thực vật nhập khẩu được tổng hợp, kết xuất theo từng tháng từ phần mềm chuyên dụng để lưu trữ.
3. Quy cách Dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật tại Phụ lục 3
a) Dấu nghiệp vụ Kiểm dịch thực vật hình elip. Kích thước 5cm x 3cm. Phần chính giữa là kiểm dịch thực vật hiệu. Hai đầu dấu theo chiều ngang có hình ngôi sao. Viền quanh dấu ghi 2 dòng bằng tiếng Anh:
Dòng trên: “Socialist Republic of Vietnam”
Dòng dưới: “Plant Quarantine Service”
b) Dấu được làm kiểu dấu tự động, liền mực, sử dụng mực màu xanh lam. Chất liệu mặt dấu: cao su chịu dầu.