Điều 5. Hướng dẫn ghi và sử dụng Mẫu giấy tờ nghiệp vụ kiểm dịch thực vật
1. Hướng dẫn ghi Mẫu giấy tờ nghiệp vụ tại Phụ lục 1
a) Tên cơ quan:
- Tên cơ quan chủ quản: tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp;
- Tên cơ quan kiểm dịch thực vật: tên cơ quan kiểm dịch thực vật cấp giấy.
b) Giấy tờ nghiệp vụ kiểm dịch thực vật được hoàn thiện bằng cách lựa chọn và đánh dấu vào các ô vuông thích hợp ở đầu dòng hoặc điền các thông tin khai báo, đăng ký theo yêu cầu cụ thể tại từng mẫu giấy. Trường hợp không có lựa chọn thích hợp thì ghi nội dung vào các mục “trường hợp khác” hoặc “kết luận khác” phù hợp với thực tế.
2. Hướng dẫn sử dụng Mẫu giấy tờ nghiệp vụ tại Phụ lục 1
a) Mẫu giấy 2 do Cục Bảo vệ thực vật cấp.
b) Các mẫu giấy: 1, 3, 4, 9, 14 được in sẵn để chủ vật thể, chủ phương tiện vận chuyển khai báo.
c) Các mẫu giấy: 5, 6, 12, 13, 16 được in sẵn để cán bộ kiểm dịch thực vật sử dụng khi kiểm tra phương tiện vận chuyển, lấy mẫu, điều tra và giám sát khử trùng theo nghiệp vụ kiểm dịch thực vật.
d) Các mẫu giấy: 7, 8, 15, 17 được cơ quan kiểm dịch thực vật lập trên máy vi tính. Trong trường hợp các trạm kiểm dịch thực vật chưa có máy tính có thể sử dụng mẫu giấy in sẵn để ghi chép theo nghiệp vụ kiểm dịch thực vật.
đ) Các mẫu giấy: 10, 11 sử dụng phần mềm chuyên dụng về kiểm dịch thực vật theo hướng dẫn của Cục Bảo vệ thực vật và in ra trên các loại phôi giấy chứng nhận do Cục Bảo vệ thực vật cấp. Trong trường hợp các trạm chưa có máy vi tính có thể sử dụng máy chữ để ghi nội dung cần thiết lên phôi giấy. Liên đầu tiên (hoa văn màu vàng) được lưu tại đơn vị kiểm dịch thực vật, các liên sau (hoa văn màu xanh) được cấp cho chủ vật thể. Các bản chính được đóng dấu “Origin”, các bản sao được đóng dấu “Copy”. Số lượng giấy chứng nhận cấp căn cứ theo giấy đăng ký kiểm dịch thực vật (mẫu giấy 9).
Việc đánh số thứ tự trên các Mẫu giấy 10, 11 như sau: Số thứ tự do đơn vị hoặc trạm cấp (6 chữ số)/năm cấp giấy (2 chữ số cuối của năm)/mã đơn vị (2 chữ số) và mã trạm kiểm dịch thực vật cấp giấy (2 chữ số) liền nhau. Mã đơn vị và mã trạm kiểm dịch thực vật tại Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư này.
Ví dụ: 000003/12/0502: Giấy chứng nhận số 000003 cấp năm 2012 do Trạm KDTV Nội Bài thuộc Chi cục Kiểm dịch thực vật vùng V cấp.
Trong trường hợp cần đính kèm theo Danh mục vật thể thực vật, phải đóng giáp lai dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật vào mặt sau giấy chứng nhận và bản danh mục.