Điều 7. Số hóa tài liệu lý lịch tư pháp nhận được từ các cơ quan có liên quan
1. Cục Hồ sơ nghiệp vụ có trách nhiệm thực hiện số hóa đối với tài liệu bản giấy do Cục Hồ sơ nghiệp vụ tiếp nhận. Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an cấp tỉnh có trách nhiệm số hóa đối với tài liệu bản giấy do Công an cấp tỉnh tiếp nhận.
2. Việc thực hiện chuyển đổi giấy tờ, tài liệu số hóa thành dữ liệu phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về lưu trữ, giao dịch điện tử, chỉ được thu thập dữ liệu từ giấy tờ tài liệu là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính.
3. Trường hợp thông tin tại tài liệu bản giấy được tiếp nhận có điểm sai khác với cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, Cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp đề nghị các cơ quan, đơn vị có liên quan phối hợp xác minh thông tin. Sau khi có kết quả xác minh, tiến hành số hóa tài liệu.
4. Bản số hóa tài liệu lý lịch tư pháp phải gắn với từng lý lịch tư pháp đã được lập.
5. Tài liệu lý lịch tư pháp bản giấy được đưa vào lưu trữ trong tàng thư căn cước can phạm tại Cục Hồ sơ nghiệp vụ, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an cấp tỉnh sau khi kiểm tra và thực hiện số hóa.