Điều 11. Quy định chung về hồ sơ, trình tự, thủ tục khen thưởng thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ Dân tộc và Tôn giáo
1. Hồ sơ đề nghị tặng các hình thức khen thưởng thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ Dân tộc và Tôn giáo gồm 01 bộ (bản chính) và văn bản điện tử, trừ văn bản có nội dung bí mật nhà nước, trong đó:
a) Tờ trình đề nghị khen thưởng của cơ quan, đơn vị có cá nhân, tập thể, hộ gia đình được đề nghị khen thưởng;
b) Báo cáo thành tích của cá nhân, tập thể, hộ gia đình được đề nghị khen thưởng theo mẫu quy định;
c) Biên bản bình xét thi đua, biên bản họp xét khen thưởng của cơ quan, đơn vị hoặc Hội đồng Thi đua, khen thưởng có thẩm quyền;
d) Văn bản, tài liệu chứng minh thành tích, kết quả, đóng góp và việc đáp ứng các điều kiện, tiêu chuẩn xét khen thưởng theo quy định của pháp luật và của Thông tư này; đối với từng hình thức khen thưởng, đối tượng và trường hợp cụ thể, thực hiện theo quy định về thành phần hồ sơ tương ứng.
đ) Đối với hồ sơ đề nghị khen thưởng có liên quan đến yếu tố nước ngoài, thực hiện theo quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng và pháp luật có liên quan.
2. Hồ sơ đề nghị xét tặng danh hiệu thi đua thực hiện theo quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng và gồm các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này phù hợp với từng danh hiệu thi đua.
3. Hồ sơ đề nghị khen thưởng thành tích xuất sắc đột xuất, khen thưởng theo thủ tục đơn giản thực hiện theo quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng; trường hợp thực hiện theo thủ tục đơn giản thì hồ sơ gồm:
a) Tờ trình đề nghị khen thưởng;
b) Báo cáo tóm tắt thành tích của cá nhân, tập thể, hộ gia đình được đề nghị khen thưởng theo mẫu quy định.
4. Cá nhân, tập thể, hộ gia đình chịu trách nhiệm về tính chính xác của báo cáo thành tích và các tài liệu trong hồ sơ do cá nhân, tập thể, hộ gia đình đề nghị khen thưởng. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm kiểm tra, xác nhận và chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ trước khi trình Bộ trưởng xem xét, quyết định.
5. Hồ sơ đề nghị khen thưởng đối với các trường hợp quy định tại điểm b, c và e khoản 1 Điều 8; điểm b, c và đ khoản 3 Điều 8 của Thông tư này phải có ý kiến thống nhất của lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực trước khi gửi Cơ quan Thường trực Hội đồng Thi đua, khen thưởng Bộ Dân tộc và Tôn giáo.
6. Trình tự xét khen thưởng thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng được thực hiện như sau:
a) Cơ quan, đơn vị có cá nhân, tập thể, hộ gia đình được đề nghị khen thưởng tổ chức bình xét, lập hồ sơ và gửi về Cơ quan Thường trực Hội đồng Thi đua, khen thưởng Bộ Dân tộc và Tôn giáo;
b) Cơ quan Thường trực Hội đồng Thi đua, khen thưởng Bộ Dân tộc và Tôn giáo tiếp nhận, kiểm tra thành phần, tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ; trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì yêu cầu cơ quan, đơn vị bổ sung, hoàn thiện;
c) Trường hợp cần thiết, Cơ quan Thường trực Hội đồng Thi đua, khen thưởng Bộ Dân tộc và Tôn giáo lấy ý kiến của cơ quan, đơn vị có liên quan để làm rõ điều kiện, tiêu chuẩn và thành tích của cá nhân, tập thể, hộ gia đình được đề nghị khen thưởng;
d) Sau khi hoàn thiện hồ sơ, Cơ quan Thường trực Hội đồng Thi đua, khen thưởng Bộ Dân tộc và Tôn giáo tổng hợp, báo cáo và trình Hội đồng Thi đua, khen thưởng Bộ xem xét theo quy định đối với trường hợp thuộc diện phải xin ý kiến Hội đồng;
đ) Trên cơ sở hồ sơ, ý kiến của Hội đồng Thi đua, khen thưởng Bộ Dân tộc và Tôn giáo và đề nghị của Cơ quan Thường trực Hội đồng Thi đua, khen thưởng, Bộ trưởng xem xét, quyết định khen thưởng theo thẩm quyền.
7. Việc lấy ý kiến cơ quan, đơn vị có liên quan trước khi trình Bộ trưởng do Cơ quan Thường trực Hội đồng Thi đua, khen thưởng Bộ Dân tộc và Tôn giáo thực hiện. Cơ quan, đơn vị được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời hạn được yêu cầu. Trường hợp hết thời hạn mà không có ý kiến trả lời hoặc có ý kiến khác nhau, Cơ quan Thường trực Hội đồng Thi đua, khen thưởng Bộ tổng hợp, báo cáo Bộ trưởng xem xét, quyết định.
8. Thời hạn gửi hồ sơ đề nghị khen thưởng:
a) Khen thưởng công trạng: Thời hạn gửi hồ sơ thực hiện theo kế hoạch tổng kết công tác hằng năm của Bộ hoặc văn bản hướng dẫn của Bộ về công tác thi đua, khen thưởng;
b) Khen thưởng sơ kết, tổng kết phong trào thi đua, thi đua theo chuyên đề: Thực hiện theo kế hoạch, hướng dẫn hoặc văn bản phát động phong trào thi đua của cấp có thẩm quyền;
c) Khen thưởng thành tích xuất sắc, thành tích xuất sắc đột xuất: Hồ sơ được lập và gửi về Cơ quan Thường trực Hội đồng Thi đua, khen thưởng Bộ Dân tộc và Tôn giáo ngay sau khi cá nhân, tập thể, hộ gia đình lập được thành tích và đủ điều kiện đề nghị khen thưởng;
d) Khen thưởng phục vụ đại hội, hội nghị, lễ kỷ niệm, ngày thành lập, ngày truyền thống: Hồ sơ phải được gửi về Cơ quan Thường trực Hội đồng Thi đua, khen thưởng Bộ chậm nhất 25 ngày làm việc trước ngày dự kiến tổ chức;
đ) Khen thưởng đối với cá nhân trước khi nghỉ hưởng chế độ hưu trí: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan, đơn vị nhận được thông báo hoặc quyết định nghỉ hưu của cá nhân, cơ quan, đơn vị quản lý, sử dụng lao động có trách nhiệm rà soát thành tích, lập hồ sơ đề nghị khen thưởng và gửi về Cơ quan Thường trực Hội đồng Thi đua, khen thưởng Bộ Dân tộc và Tôn giáo để tổng hợp, trình Bộ trưởng xem xét, quyết định.
9. Đối với cá nhân đã nghỉ hưu mà cơ quan, đơn vị nơi cá nhân công tác trước khi nghỉ hưu đã được tổ chức lại, sáp nhập hoặc giải thể, cơ quan, đơn vị tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó có trách nhiệm xem xét, lập hồ sơ đề nghị khen thưởng theo quy định.
10. Trường hợp cá nhân đã hy sinh, từ trần, cơ quan, đơn vị nơi cá nhân công tác trước khi hy sinh, từ trần hoặc cơ quan, đơn vị tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ có trách nhiệm lập hồ sơ đề nghị khen thưởng theo quy định của pháp luật.
11. Đối với cá nhân, tập thể người Việt Nam định cư ở nước ngoài, cá nhân, tập thể người nước ngoài, hồ sơ, trình tự, thủ tục đề nghị khen thưởng thực hiện theo quy định của Luật Thi đua, khen thưởng và pháp luật có liên quan.
12. Đối với hồ sơ đề nghị xét tặng danh hiệu “Chiến sĩ thi đua cơ sở”, “Chiến sĩ thi đua cấp Bộ”, “Cờ thi đua của Bộ Dân tộc và Tôn giáo”, kết quả bình xét, kết quả bỏ phiếu và tỷ lệ phiếu đồng ý phải được thể hiện trong biên bản bình xét thi đua hoặc biên bản họp của Hội đồng Thi đua, khen thưởng theo quy định.