Điều 14. Quy trình kiểm kê, tư liệu hóa hiện vật
1. Các bước kiểm kê hiện vật, thực hiện như sau:
a) Kiểm kê bước đầu, bao gồm các nội dung: giám định; xét duyệt hiện vật; danh mục hiện vật; phân loại sơ bộ; ghi Số đăng ký hiện vật hoặc Số hiện vật tham khảo; ghi Phiếu hiện vật và ghi Sổ đăng ký hiện vật hoặc Sổ hiện vật tham khảo;
b) Kiểm kê hệ thống và phân loại khoa học, bao gồm các nội dung: phân loại theo sưu tập; ghi Số phân loại theo chất liệu; ghi Sổ phân loại; sắp xếp hiện vật (theo sưu tập, theo chất liệu, theo chủ đề, theo kích cỡ); lập hồ sơ địa hình; lập phiếu nghiên cứu chuyên sâu về hiện vật, bổ sung thông tin về hiện vật; xây dựng hệ thống phiếu tra cứu hiện vật; lập phiếu và thực hiện ứng dụng khoa học, công nghệ quản lý thông tin về hiện vật;
c) Báo cáo kiểm kê hiện vật.
2. Ghi chép vào Sổ đăng ký hiện vật, thực hiện như sau:
a) Hiện vật được ghi vào sổ theo số thứ tự;
b) Ghi ngắn gọn, chính xác các thông tin chính từ Phiếu hiện vật vào Sổ đăng ký hiện vật, không viết tắt; trường hợp sửa chữa nội dung Sổ đăng ký hiện vật phải có chữ ký xác nhận của người phụ trách công tác kiểm kê hoặc quản lý hiện vật;
c) Sổ đăng ký hiện vật phải đóng dấu giáp lai giữa hai trang mở, cuối sổ có chữ ký của Giám đốc và có đóng dấu của bảo tàng;
d) Đề mục của Sổ đăng ký hiện vật phải trùng với Phiếu đăng ký hiện vật.
3. Xác định Số đăng ký hiện vật và Số phân loại hiện vật.
Việc xác định Số đăng ký hiện vật và Số phân loại hiện vật do người phụ trách công tác kiểm kê hoặc quản lý hiện vật đề xuất, Giám đốc bảo tàng quyết định.
4. Ghi Số hiệu hiện vật lên hiện vật, thực hiện như sau:
a) Tất cả hiện vật nhập kho cơ sở bảo tàng đều phải có số hiệu hiện vật;
b) Việc ghi Số hiệu hiện vật phải dùng loại mực hoặc sơn có độ bền cao, không ảnh hưởng đến hiện vật và có màu sắc tương phản với màu của hiện vật;
c) Số hiệu hiện vật được ghi ở vị trí kín đáo, nhưng dễ nhận biết; tránh những vị trí dễ bị cọ xát, có trang trí, minh văn, dấu ấn niên đại, nơi hay cầm nắm hoặc dễ bị bong tróc; cỡ chữ và số có tỷ lệ thích hợp, hài hòa với hiện vật;
d) Hiện vật có nhiều bộ phận rời nhau hoặc bị gẫy vỡ thành nhiều phần phải ghi số hiệu ở tất cả các phần và bộ phận; hiện vật được bảo quản trong bao bì, túi, hộp, thì ghi số hiệu ở phía ngoài hoặc đeo số cho bao, túi, hộp đựng; hiện vật là các mẫu thực vật khô được gắn vào bìa thì ghi số hiệu trên mặt bìa; hiện vật là mẫu ngâm đựng trong bình, lọ thì ghi số hiệu lên mặt ngoài của bình, lọ;
đ) Trường hợp ứng dụng công nghệ thông tin để xác định thông tin thì các vật liệu in mã số của hiện vật và các vật liệu gắn mã số vào hiện vật phải bảo đảm không gây hư hại cho hiện vật.
5. Sắp xếp hiện vật.
Hiện vật đã vào Sổ đăng ký hiện vật phải được sắp xếp ổn định trong kho, đảm bảo nguyên tắc; khoa học, thẩm mỹ, an toàn và thuận tiện cho khai thác, sử dụng.
6. Xây dựng sưu tập hiện vật, thực hiện như sau:
a) Nghiên cứu lập kế hoạch xây dựng sưu tập hiện vật;
b) Lựa chọn hiện vật và lập danh mục hiện vật theo sưu tập;
c) Lập phiếu sưu tập hiện vật cho các hiện vật trong sưu tập;
d) Xây dựng lý lịch khoa học cho sưu tập hiện vật;
đ) Lập sổ sưu tập hiện vật, gồm các thông tin giới thiệu tổng quát, danh mục hiện vật theo sưu tập và các thông tin liên quan;
e) Hội đồng khoa học của bảo tàng thẩm định sưu tập hiện vật.
7. Số hóa hình ảnh hiện vật, nhập dữ liệu thông tin hiện vật và vận hành phần mềm quản lý hiện vật, thực hiện như sau:
a) Số hóa hình ảnh hiện vật và tài liệu liên quan;
b) Lập phiếu và nhập thông tin hiện vật vào phần mềm quản lý hiện vật;
c) Quản lý và vận hành phần mềm quản lý hiện vật.
8. Hồ sơ kiểm kê hiện vật được lập, quản lý ổn định, lâu dài; được lưu trữ bằng văn bản và lưu trữ bằng công nghệ thông tin.