Điều 20. Phân công chuẩn bị và phục vụ họp
1. Đối với cuộc họp được tổ chức tại Bộ
a) Trách nhiệm của Văn phòng Bộ:
- Bố trí phòng họp, trang trí, khánh tiết, chuẩn bị phương tiện, thiết bị phục vụ họp và phục vụ họp khi được yêu cầu;
- Phối hợp với đơn vị chủ trì in tài liệu của các đơn vị do Văn phòng Bộ quản lý kinh phí;
- Phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức đón đại biểu, ghi danh, phát tài liệu; hướng dẫn đại biểu, bố trí xe đỗ đúng nơi quy định; đảm bảo an ninh trật tự bên ngoài phòng họp. Phối hợp với đơn vị chủ trì đảm bảo an ninh trật tự bên trong phòng họp khi được yêu cầu;
- Tổ chức thông tin tuyên truyền, thi đua khen thưởng, bố trí phương tiện đưa, đón đại biểu, y tế khi được yêu cầu;
- Phối hợp với đơn vị chủ trì theo dõi cuộc họp do lãnh đạo Bộ chủ trì; trình lãnh đạo Bộ duyệt dự thảo và ký phát hành thông báo kết luận cuộc họp của lãnh đạo Bộ.
b) Trách nhiệm của đơn vị chủ trì:
- Phối hợp với Văn phòng Bộ để chuẩn bị các nội dung theo kế hoạch đã được duyệt;
- Chuẩn bị kinh phí họp theo kế hoạch, dự toán được duyệt;
- In tài liệu họp (đối với các đơn vị, các chương trình, dự án có kinh phí riêng);
- Tổ chức đón đại biểu, ghi danh, phát tài liệu;
- Tổng hợp danh sách đại biểu báo cáo người chủ trì;
- Chủ trì việc đảm bảo an ninh trật tự bên trong phòng họp;
- Theo dõi họp, dự thảo thông báo kết luận cuộc họp của người chủ trì;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công.
c) Trách nhiệm các đơn vị có liên quan: thực hiện nhiệm vụ được phân công theo kế hoạch được duyệt.
2. Cuộc họp tổ chức ngoài Bộ
Đơn vị chủ trì chủ động triển khai hoặc phối hợp với Văn phòng Bộ để triển khai theo kế hoạch được duyệt.