Điều 19. Chuẩn bị và gửi giấy mời họp
1. Dự thảo giấy mời
Đơn vị chủ trì tổ chức họp dự thảo giấy mời. Giấy mời gồm những nội dung sau:
a) Đơn vị mời, đối tượng được mời;
b) Nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm họp;
c) Những yêu cầu đối với đại biểu dự họp;
d) Những thông tin cần thiết khác.
2. Ký giấy mời
a) Lãnh đạo Bộ ký giấy mời mời lãnh đạo cơ quan cấp trên; lãnh đạo các Bộ, ngành; lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; lãnh đạo các tổ chức quốc tế.
b) Giấy mời các sở, các đơn vị trực thuộc Bộ và các đối tượng khác:
- Lãnh đạo Văn phòng ký đối với cuộc họp do lãnh đạo Bộ chủ trì;
- Lãnh đạo đơn vị ký đối với cuộc họp được Bộ uỷ quyền.
3. Gửi giấy mời
a) Văn phòng Bộ phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức họp gửi giấy mời theo danh sách đã được duyệt đối với cuộc họp do lãnh đạo Bộ chủ trì.
Đơn vị chủ trì tổ chức họp gửi giấy mời theo danh sách đã được duyệt đối với cuộc họp được lãnh đạo Bộ ủy quyền;
b) Giấy mời phải được gửi trước ngày họp ít nhất là 3 ngày (kèm theo tài liệu liên quan đến cuộc họp nếu người có thẩm quyền yêu cầu);
c) Trường hợp họp đột xuất, gấp có thể gửi Fax, điện thoại, đồng thời với việc gửi bản chính;
d) Đối với những cuộc họp làm việc đã bố trí trong lịch làm việc tuần của lãnh đạo Bộ, các đơn vị trong khối cơ quan Bộ căn cứ vào lịch làm việc để tham dự đúng thành phần. Văn phòng Bộ chỉ phát hành giấy mời các đơn vị ngoài khối cơ quan Bộ.