Điều 10. Vận chuyển, giao, nhận tài liệu, vật thuộc danh mục các độ mật (đã được ấn định và đóng dấu các độ mật) phải đăng ký qua văn thư, lưu trữ của đơn vị theo quy trình.
1. Gửi tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước: Thực hiện theo các quy định sau:
- Vào sổ: Trước khi gửi tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước phải vào sổ “Tài liệu đi” để theo dõi. Số “Tài liệu đi” phải ghi đầy đủ các mục: Số thứ tự (Đồng thời là số tài liệu gửi đi), ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người nhận, ghi chú. Trường hợp gửi tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ “Tuyệt mật” thì cột trích yếu nội dung chỉ được ghi khi người có thẩm quyền đồng ý. Tài liệu gửi đi phải cho vào bì dán kín và chuyển đến văn thư để làm bì ngoài gửi đi.
- Làm bì: Tài liệu mang bí mật Nhà nước gửi đi phải làm bì riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải kín khó bóc.
- Tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ “Mật” ngoài bì đóng dấu chữ C in hoa nét đậm đường kính 1,5cm.
- Tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ “Tối mật” ngoài bì đóng dấu chữ B in hoa nét đậm đường kính1,5cm.
- Tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ “Tuyệt mật” gửi bằng hai bì:
+ Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật”. Nếu tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”.
+ Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu chữ A in hoa nét đậm đường kính 1,5cm.
2. Vận chuyển tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước.
Tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước khi vận chuyển phải được đựng trong bì chắc chắn bằng loại vật liệu phù hợp; khi cần thiết phải niêm phong theo quy định; có phương tiện vận chuyển bảo đảm an toàn trong mọi tình huống; trường hợp xét thấy cần thiết thì phải bố trí người bảo vệ việc vận chuyển các tài liệu, vật đó.
3. Nhận tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước.
- Mọi tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước gửi đến từ các nguồn đều phải qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.
- Trường hợp tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước đến mà bì trong có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư vào sổ số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Văn thư không được bóc bì.
- Tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước gửi đến không đúng quy định thì văn thư chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết, mặt khác phải có ý kiến lại với nơi gửi để thực hiện đúng quy định.
4. Thu hồi tài liệu mang bí mật Nhà nước.
Những tài liệu có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng thời hạn. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra đối chiếu đảm bảo tài liệu không bị thất lạc.