Điều 5. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn Phòng Sở :
a/ Chức năng: Văn phòng Sở là bộ phận trực tiếp phục vụ và tham mưu cho lãnh đạo Sở; thực hiện công tác hành chính theo cơ chế “một cửa”, công tác quản trị, an ninh trật tự khối Cơ quan Sở.
b/ Nhiệm vụ:
- Thông báo, theo dõi, đôn đốc, tổng hợp và báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao cho các phòng, ban và các đơn vị trực thuộc theo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Sở và cấp trên.
- Xếp lịch công tác hàng tuần của Ban Giám đốc Sở, chuẩn bị nội dung giao ban định kỳ của cơ quan Sở; Bố trí địa điểm và sắp xếp chương trình, lịch làm việc của Ban Giám đốc Sở với các cơ quan, đơn vị, phòng ban hoặc cá nhân đến quan hệ công tác.
- Tổ chức quản lý điều hành công tác hành chính, văn thư, lưu trữ:
+ Tiếp nhận phân loại, trình văn bản đến Ban Giám đốc và chuyển đến các phòng ban, đơn vị trực thuộc và các đơn vị, cơ quan khác có liên quan.
+ Theo dõi quy trình và kết quả xử lý các loại văn bản của Sở
+ Tổ chức tiếp nhận – trả kết quả các loại hồ sơ dự án, cấp phép, văn bản phục vụ cho các tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”
+ Phát hành thư mời, lịch công tác, tài liệu, giấy phép của Sở và theo dõi nội dung các cuộc họp ngoài Sở.
+ Bảo quản và sử dụng các loại dấu theo quy định.
+ Hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, hội họp; giải đáp, tiếp công dân theo yêu cầu.
+ Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của Cơ quan; kể cả sao lưu, lưu trữ dữ liệu của Cơ quan Sở và đơn vị qua đường mạng theo quy định.
+ In ấn và phát hành các loại văn bản, tài liệu của Sở.
- Thường trực công tác cải cách hành chính của Sở
- Quản lý, tổ chức khai thác sử dụng hệ thống vi tính để thực hiện tin học hóa của Sở và của Thành phố.
- Theo dõi kết quả và tổng hợp kết quả xử lý thông tin báo đài và kịp thời báo cáo lãnh đạo Sở những thông tin có liên quan đến Sở.
- Tổ chức tuyên truyền, triển lãm, hội thi, quảng cáo, các hội nghị, theo dõi tình hình trực cơ quan các ngày lễ, tết và thực hiện báo cáo nhanh kết quả cho giám đốc Sở, cho Thành phố và các Bộ liên quan theo quy định.
- Tổ chức sắp xếp nơi làm việc, bố trí phương tiện công tác, chăm lo phục vụ và tạo điều kiện làm việc cho cán bộ, công chức, viên chức; có kế hoạch trang bị, tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản nhằm đảm bảo cho cơ quan hoạt động tốt.
- Quan hệ phối hợp với địa phương và các cơ quan liên quan tổ chức công tác an ninh trật tự, PCCC; tổ chức lực lượng dân quân tự vệ, theo dõi quản lý lực lượng quân dự bị khối cơ quan và toàn Sở
- Thường trực công tác thi đua Cơ quan Sở.
- Tổ chức tiếp nhận, cập nhật, in ấn và trả thẻ xe buýt.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc Sở giao.
c/ Quyền hạn:
- Yêu cầu các đơn vị thuộc Sở cung cấp những tài liệu, số liệu cần thiết phục vụ sự lãnh đạo, quản lý, điều hành của Sở và Giám đốc Sở.
- Thông báo truyền đạt và kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Sở đến các Phòng, Ban đơn vị liên quan để thực hiện.
- Đề nghị lãnh đạo Sở tạm hoãn hoặc điều chỉnh các cuộc họp của Lãnh đạo Sở chủ trì theo lịch đã ghi nếu kiểm tra thấy việc chuẩn bị nội dung, tài liệu chưa đầu đủ hoặc các thành phần dự họp chưa đúng, chưa đủ theo triệu tập, từ chối tiếp nhận, luân chuyển, đóng dấu các loại công văn, hồ sơ dự án không theo qui định hiện hành. Trả lại các văn bản của các phòng ban đơn vị khi kiểm tra không đúng thể thức hành chính.
- Thông báo về thay đổi nhân sự Lãnh đạo Sở, Lãnh đạo các Phòng, Ban, đơn vị trực thuộc Sở.
- Theo ủy quyền của Giám đốc Sở, được triệu tập và chủ trì hội nghị với các Phòng, Ban, đơn vị liên quan để thống nhất ý kiến về giải quyết một số công việc trước khi báo cáo Giám đốc quyết định.
- Chánh Văn phòng Sở được thừa lệnh Giám đốc ký một số văn bản theo ủy quyền.