Điều 8. Thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ.
1. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành:
Cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên đang công tác được giữ hồ sơ, tài liệu về những vụ việc đã giải quyết xong trong thời hạn là 01 (một) năm, kể từ ngày hồ sơ, tài liệu đó kết thúc. Sau thời hạn trên, phải nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức.
2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử:
a) Lưu trữ cơ quan, tổ chức được bảo quản hồ sơ, tài liệu phục vụ khai thác, sử dụng trong thời hạn là 05 (năm) năm. Sau 05 năm, lưu trữ cơ quan nộp hồ sơ, tài liệu đó vào lưu trữ tỉnh, huyện (lưu trữ lịch sử). Trung tâm Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu thuộc các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh. Lưu trữ cấp huyện tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc huyện, thị xã, thành phố quản lý theo quy định pháp luật hiện hành.
b) Trường hợp cơ quan, tổ chức cần thiết muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn giao nộp vào lưu trữ lịch sử thì phải có báo cáo thuyết minh cho Chủ tịch UBND và lưu trữ lịch sử cùng cấp, nếu được sự đồng ý phải quy định thời gian cụ thể nhưng không được giữ lại quá 02 năm. Đối với lưu trữ cơ quan, tổ chức, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quy định thời gian cụ thể nhưng không quá 01 (một) năm.
c) Tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh; micro-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khác thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.
3. Cán bộ nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác thì bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu do mình quản lý cho lưu trữ cơ quan, tổ chức. Đối với hồ sơ, tài liệu giải quyết công việc chưa xong thì bàn giao cho người thay thế hoặc thủ trưởng trực tiếp. Việc bàn giao phải lập Biên bản bàn giao, đồng thời có cán bộ của lưu trữ cơ quan, tổ chức tham gia và kèm theo danh mục tài liệu bàn giao.