Điều 7. Thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
1. Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ tỉnh, huyện, thị xã phải thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu của cơ quan, tổ chức trước khi giao nộp.
2. Nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ lịch sử được Chủ tịch UBND tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố phê duyệt, theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
3. Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử:
a) Lập kế hoạch thu thập tài liệu;
b) Phối hợp với lưu trữ hiện hành lựa chọn tài liệu cần thu thập;
c) Hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu giao nộp;
d) Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu. Phương tiện vận chuyển tài liệu lưu trữ phải đảm bảo an toàn tuyệt đối trong thời gian vận chuyển.
đ) Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu và lưu trữ của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.