Điều 4. Quy định về xi n lỗi tổ chức , cá nhân trong công tác giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính
1. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định tại điểm a, b khoản 2 Điều 1 Quy chế này chịu trách nhiệm thực hiện xin lỗi tổ chức, cá nhân nếu công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý để xảy ra các trường hợp sau đây:
a) Đề nghị tổ chức, cá nhân bổ sung hồ sơ thủ tục hành chính quá 01 (một) lần. Việc xin lỗi và đề nghị tổ chức, cá nhân bổ sung hoàn thiện hồ sơ thực hiện theo Mẫu XL01 ban hành kèm theo Quy chế này.
b) Giải quyết công việc không đúng thời gian theo quy định, dẫn đến hồ sơ thủ tục hành chính bị trễ hẹn so với thời gian ghi trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Việc xin lỗi tổ chức, cá nhân thực hiện theo Mẫu XL02 ban hành kèm theo Quy chế này.
c) Vi phạm các quy định của pháp luật hiện hành về thực thi công vụ, văn hóa công sở, văn hóa giao tiếp, dẫn đến gây phiền hà cho tổ chức, cá nhân trong quá trình giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính. Việc xin lỗi tổ chức, cá nhân thực hiện theo Mẫu XL03 ban hành kèm theo Quy chế này.
d. Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, Bộ phận Một cửa cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc xin lỗi tổ chức, cá nhân đối với các trường hợp hồ sơ còn tồn đọng và quá thời hạn giải quyết 01 ngày. Sau khi kiểm tra, làm rõ cơ quan, đơn vị trực tiếp để hồ sơ quá hạn thì Thủ trưởng cơ quan, đơn vị tại điểm a, b khoản 2 Điều 1 Quy chế này tiếp tục thực hiện việc xin lỗi tổ chức, cá nhân theo quy định.
2. Các văn bản xin lỗi theo quy định tại khoản 1, khoản 3 Điều này được cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện việc xin lỗi gửi đến tổ chức, cá nhân thông qua đường bưu điện và niêm yết công khai tại Bộ phận Một cửa, Trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị trong thời hạn ít nhất 30 ngày; đồng thời được cập nhật vào hồ sơ điện tử giải quyết thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử của tỉnh và lưu giữ trong hồ sơ công việc theo quy định của pháp luật hiện hành.
3. Trường hợp doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích được thuê để thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn, tiếp nhận, số hóa và trả kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, Bộ phận Một cửa cấp huyện, cấp xã, trách nhiệm thực hiện xin lỗi tổ chức, người dân được thực hiện cụ thể như sau:
a) Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, Bộ phận Một cửa thuộc Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn thực hiện việc xin lỗi tổ chức, công dân đối với trường hợp đề nghị tổ chức, cá nhân bổ sung hồ sơ thủ tục hành chính quá 01 (một) lần và đối với trường hợp người thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính vi phạm các quy định của pháp luật hiện hành về thực thi công vụ, văn hóa công sở, văn hóa giao tiếp, dẫn đến gây phiền hà cho tổ chức, cá nhân. Việc xin lỗi tổ chức, cá nhân thực hiện theo Mẫu XL01, Mẫu XL03 ban hành kèm theo Quy chế này.
b) Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định tại điểm a, b khoản 2 Điều 1 Quy chế này chịu trách nhiệm thực hiện xin lỗi tổ chức, cá nhân nếu giải quyết công việc không đúng thời gian theo quy định, dẫn đến hồ sơ thủ tục hành chính bị trễ hẹn so với thời gian ghi trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Việc xin lỗi tổ chức, cá nhân thực hiện theo Mẫu XL02 ban hành kèm theo Quy chế này.