Điều 12. Trách nhiệm của Văn phòng
1. Trình lãnh đạo Bộ phê duyệt kế hoạch sản xuất phôi VBCC trước ngày 20 tháng 12 hằng năm.
2. Quản lý sản xuất phôi, dán tem và lập hồ sơ quản lý cấp phôi VBCC.
3. Tổ chức, chỉ đạo các đơn vị thuộc Văn phòng phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện cấp phôi VBCC theo đúng quy trình và đảm bảo thời hạn quy định tại Điều 6, Điều 7 của Quy định này.
4. Quản lý chặt chẽ số lượng phôi đã in; phôi VBCC xuất ra khỏi kho phải có đầy đủ phiếu thu tiền, phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký của kế toán, thủ kho, người nhận và lãnh đạo Văn phòng ký duyệt.
5. Lập sổ theo dõi việc cấp phôi VBCC, sổ phải đóng dấu giáp lai và có chữ ký xác nhận, đóng dấu của lãnh đạo Văn phòng.
6. Hằng tháng kiểm kê, đối chiếu số seri và phiếu cấp phôi VBCC, báo cáo Thường trực Hội đồng VBCC về kết quả kiểm tra, đối chiếu.
7. Theo dõi chi tiết việc thực hiện cấp phôi VBCC để kịp thời báo cáo Hội đồng VBCC và xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ.
8. Thông báo đầy đủ tên đơn vị, số lượng, chủng loại phôi được phép cấp và cung cấp đầy đủ phôi VBCC cho Văn phòng đại diện Bộ Giáo dục và Đào tạo tại Thành phố Hồ Chí Minh để Văn phòng đại diện Bộ Giáo dục và Đào tạo tại Thành phố Hồ Chí Minh cấp phôi VBCC cho các cơ sở giáo dục, sở giáo dục và đào tạo từ Đà Nẵng trở vào Nam.
9. Lưu giữ và bảo quản hồ sơ cấp phôi VBCC.
10. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan báo cáo lãnh đạo Bộ và Hội đồng VBCC tình hình sản xuất, cấp phôi VBCC; tình hình cấp phôi VBCC của Văn phòng đại diện Bộ Giáo dục và Đào tạo tại Thành phố Hồ Chí Minh; tình hình sử dụng phôi VBCC của các cơ sở giáo dục, sở giáo dục và đào tạo.