Điều 15. Quy trình thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử
1. Đăng ký tài khoản:
a) Việc đăng ký tài khoản thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử được thực hiện trên Cổng Dịch vụ công tỉnh hoặc sử dụng danh tính điện tử do các tổ chức cung cấp định danh điện tử đã kết nối, tích hợp với Nền tảng trao đổi định danh điện tử trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
b) Việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử chỉ được thực hiện khi hồ sơ được gửi từ tài khoản đã đăng ký.
2. Đăng nhập tài khoản:
a) Tổ chức, cá nhân truy cập vào địa chỉ Cổng Dịch vụ công, đăng nhập tài khoản và thực hiện xác thực điện tử người dùng.
b) Tổ chức, cá nhân đăng nhập và xác thực thành công trên Cổng Dịch vụ công để thực hiện gửi hoặc nộp hồ sơ thủ tục hành chính trực tuyến mức độ 3, mức độ 4.
3. Chuẩn bị và nộp hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử:
a) Tổ chức, cá nhân chuẩn bị hồ sơ điện tử, kê khai mẫu đơn, tờ khai điện tử theo yêu cầu của hệ thống cung cấp dịch vụ công trực tuyến.
b) Sau khi hoàn thành chuẩn bị hồ sơ, mẫu đơn, tờ khai điện tử, tổ chức, cá nhân gửi đến cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận. Các thông tin, dữ liệu sau khi được ghi nhận nếu được tổ chức, cá nhân đồng ý sẽ được hệ thống thông tin lưu giữ và điền tự động trong các biểu mẫu điện tử, hồ sơ điện tử khi thực hiện các thủ tục hành chính lần sau theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân.
4. Quy trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử và Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh:
a) Đối với hồ sơ được nhận trực tiếp tại Bộ phận Một cửa:
Thực hiện theo quy định tại Điều 19 Quyết định số 25/2019/QĐ-UBND.
b) Đối với hồ sơ được nộp trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công:
Cổng Dịch vụ công tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra tự động về mặt kỹ thuật hồ sơ điện tử của tổ chức, cá nhân. Nếu hồ sơ đã đủ các thành phần và bảo đảm về mặt kỹ thuật thì phản hồi tự động xác nhận tổ chức, cá nhân đã gửi thành công và thông báo về thời điểm tiếp nhận chính thức hồ sơ.
Cán bộ, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa các cấp đăng nhập Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh và kiểm tra hồ sơ điện tử tổ chức, cá nhân gửi đến; phản hồi thông tin về tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ cho tổ chức, cá nhân. Nội dung kiểm tra hồ sơ theo quy định tại Khoản 2 Điều 11 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP.
Sau khi kiểm tra, nếu bảo đảm các điều kiện để tiếp nhận, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận, cấp mã hồ sơ thủ tục hành chính và xử lý hồ sơ theo quy trình quy định. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, đúng quy định, cán bộ, công chức, viên chức thông báo cho tổ chức, cá nhân biết thông qua tài khoản của tổ chức, cá nhân trên Cổng Dịch vụ công, các kênh thông tin tổ chức, cá nhân đăng ký và hướng dẫn đầy đủ, cụ thể một lần để công dân, tổ chức bổ sung đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu.
Cán bộ, công chức, viên chức thông báo về việc tiếp nhận chính thức hoặc yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ cho tổ chức, cá nhân không muộn hơn tám giờ làm việc kể từ khi hệ thống tiếp nhận.
Những thông tin, thành phần hồ sơ được nêu tại Điểm b Khoản này sau khi được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và ghi nhận tính chính xác sẽ được lưu giữ tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân.
Thời điểm tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính trên Cổng Dịch vụ công được xác định là thời điểm hồ sơ điện tử đó được nhập vào Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh và thông báo hồ sơ hợp lệ. Nếu thời điểm hồ sơ điện tử nhập vào hệ thống ngoài giờ hành chính thì thời điểm tiếp nhận hồ sơ điện tử đến được tính là thời điểm bắt đầu từ ngày, giờ hành chính kế tiếp.
Trường hợp hồ sơ của tổ chức, cá nhân đầy đủ, hợp lệ thì cán bộ, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa các cấp tiếp nhận hồ sơ và cập nhật vào Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh, lập giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả bản điện tử (mẫu giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Quyết định số 25/2019/QĐ-UBND) gửi vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân, đồng thời chuyển hồ sơ điện tử ngay cho cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định. Trường hợp tiếp nhận hồ sơ điện tử và chuyển sau 16 giờ hàng ngày sẽ được tiếp nhận vào đầu giờ (từ 7 giờ 00 phút) ngày làm việc tiếp theo.
Mỗi hồ sơ thủ tục hành chính sau khi được tiếp nhận sẽ được cấp một Mã số hồ sơ được ghi trong Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Tổ chức, cá nhân sử dụng Mã số hồ sơ để tra cứu tình trạng giải quyết thủ tục hành chính tại Cổng Dịch vụ công. Trường hợp thủ tục hành chính có quy định phải trả kết quả giải quyết ngay khi sau khi tiếp nhận, giải quyết, nếu hồ sơ đã đầy đủ, chính xác, đủ điều kiện tiếp nhận, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả, nhưng phải cập nhật tình hình, kết quả giải quyết vào Hệ thống thông tin một cửa điện tử; trường hợp người nộp hồ sơ yêu cầu phải có Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì cán bộ, công chức, viên chức cung cấp cho người nộp hồ sơ.
5. Sửa đổi, bổ sung thông tin hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính:
a) Tổ chức, cá nhân thực hiện sửa đổi, bổ sung thành phần hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
b) Hình thức sửa đổi, bổ sung hồ sơ điện tử bao gồm:
Tổ chức, cá nhân bổ sung các tiêu chí, yêu cầu theo hướng dẫn, đề nghị của cơ quan có thẩm quyền; Các tiêu chí bổ sung được khai báo và gửi trực tiếp trên Cổng Dịch vụ công;
Việc sửa đổi, bổ sung thông tin, hồ sơ điện tử được lưu lại lịch sử sửa đổi và không làm thay đổi mã hồ sơ thủ tục hành chính.
6. Thanh toán trực tuyến nghĩa vụ tài chính trong giải quyết thủ tục hành chính được thực hiện theo quy định tại Điều 13 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020.
7. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính: Thực hiện theo quy định tại Điều 14 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP.
8. Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân:
a) Tổ chức, cá nhân có tài khoản để thực hiện các giao dịch trên Cổng Dịch vụ công thì được cung cấp một Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân tại các cổng này.
b) Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân tại Cổng Dịch vụ công giúp lưu giữ các thông tin hoặc đường dẫn tới các thông tin theo quy định tại khoản 3 Điều 16 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP.
c) Các thông tin được lưu giữ tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân tại Cổng Dịch vụ công được phân tích tự động, hỗ trợ tổ chức, cá nhân tại khoản 4 Điều 16 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP.
d) Việc quản lý, kết nối, chia sẻ dữ liệu trên Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân thực hiện theo các quy định về quản lý, kết nối, chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước, quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và các quy định của pháp luật có liên quan.