Điều 18. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức
a) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức hàng năm phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này;
b) Trường hợp đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải báo cáo thủ trưởng cơ quan, tổ chức nếu được chấp thuận thì lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời gian giữ lại không quá hai năm;
c) Cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho lưu trữ cơ quan, tổ chức hoặc người kế nhiệm.
2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành
a) Tài liệu hành chính: sau 01 (một) năm, kể từ năm công việc liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì phải lập thủ tục giao nộp vào lưu trữ hiện hành;
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau 01 (một) năm, kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;
c) Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 3 (ba) tháng, kể từ khi công trình được quyết toán;
d) Tài liệu Phim điện ảnh, ảnh, mi-crô-phim; tài liệu băng ghi âm, ghi hình, tài liệu đĩa từ và tài liệu khác: sau 3 (ba) tháng, kể từ khi công việc kết thúc.
3. Thủ tục giao nộp
Cán bộ, công chức, viên chức hoặc đơn vị trong cơ quan, tổ chức khi giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành phải lập biên bản giao nhận tài liệu (kèm theo biên bản là mục lục hồ sơ hoặc mục lục tài liệu nộp lưu).