Điều 5. Nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị được mua sắm:
5.1- Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện để tiến hành tổ chức đấu thầu theo qui định tại Điều 4 Quy chế này; dự thảo Quy chế đấu thầu theo các nội dung chủ yếu như điểm 5.2 dưới đây, quy chế phải được Hội đồng đấu thầu thông qua.
5.2- Trước ngày dự định tổ chức mở thầu 15 ngày phải thông báo bằng văn bản với Hội đồng đấu thầu các nội dung sau:
- Đơn hàng cần mua sắm: Số lượng, khối lượng, quy cách, chất lượng, chủng loại, ký mã hiệu, hang sản xuất, nước sản xuất theo đúng danh mục đã được phê duyệt và không được thay đổi cho đến khi tổ chức mở thầu. Trong trường hợp thật cần thiết có sự thay đổi phải được Chủ tịch Hội đồng đấu thầu phê duyệt và thông báo cho sở Tài chính – Vật giá và các đơn vị dự thầu trước khi tiến hành mở thầu.
- Thời gian và địa điểm giao hàng.
- Phương thức thanh toán.
- Yêu cầu về việc bảo hành, bảo trì hàng hóa.
- Thời gian và địa điểm tổ chức mở thầu, đăng ký dự thầu.
- Số tiền ký quỹ của đơn vị đặt thầu và số hiệu tài khoản ký quỹ của đơn vị mua tại Kho bạc Nhà nước hoặc Ngân hàng (Nếu đơn vị dự thầu ký quỹ tài khoản của đơn vị được mua sắm).
5.3- Tiếp nhận và hoàn trả tiền ký quỹ theo quy định của Hội đồng đấu thầu và quy định của quy chế này.
5.4- Gửi Quy chế đấu thầu và giấy mời dự thầu cho các đơn vị có khả năng cung ứng hàng hóa, thiết bị theo yêu cầu của Hội đồng đấu thầu.
5.5- Tiến hành tổ chức bố trí phương tiện và kinh phí phục vụ khảo sát giá in ấn tài liệu, thông tin quảng cáo, hội nghị … theo yêu cầu của Hội đồng đấu thầu.
Việc hạch toán, tính toán các khoản chi phí nay được thực hiện theo đúng các quy định tại Điều 11 của Quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Quyết định số 20/TC-KBNN ngày 17/1/1996 của Bộ Tài chính.
5.6- Ký kết hợp đồng kinh tế với đơn vị trúng thầu theo pháp lệnh hợp đồng kinh tế của Nhà nước và thực hiện nghiêm túc hợp đồng đã ký. Chịu trách nhiệm về mặt số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn, kỹ thuật … khi nghiệm thu, giao nhận theo đúng đơn hàng đấu thầu và hợp đồng đã ký.