Điều 4. Phương thức phối hợp
1. Lấy ý kiến bằng văn bản
Việc phối hợp bằng văn bản được thực hiện kịp thời, phù hợp với quy định của pháp luật và được tiến hành theo trình tự sau:
a) Cơ quan chủ trì có văn bản đề nghị nêu rõ nội dung cần phối hợp, kèm theo các hồ sơ có liên quan (nếu có) gửi đến các cơ quan phối hợp, trong thời hạn được xác định tại văn bản đề nghị của cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho cơ quan chủ trì;
b) Cơ quan phối hợp chịu trách nhiệm các thông tin đã cung cấp. Trường hợp đã quá thời gian quy định mà cơ quan phối hợp chưa cung cấp thông tin theo đề nghị của cơ quan chủ trì thì phải nêu rõ lý do bằng văn bản và chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố để cơ quan chủ trì được chủ động trong tiến độ tham mưu xử lý các nhiệm vụ được phân công.
2. Lấy ý kiến tại cuộc họp hoặc phối hợp kiểm tra thực địa
a) Cơ quan chủ trì tổ chức cuộc họp hoặc kiểm tra thực địa có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu có liên quan và gửi cho các cơ quan phối hợp trước thời gian tổ chức cuộc họp hoặc kiểm tra thực địa ít nhất 03 (ba) ngày làm việc; có giấy mời họp hoặc kiểm tra thực địa, trong đó xác định thành phần tham dự, thời gian, địa điểm, nội dung cuộc họp hoặc kiểm tra thực địa; trường hợp tổ chức họp hoặc kiểm tra thực địa đột xuất, chưa chuẩn bị được tài liệu và nội dung thì nêu rõ lý do bằng văn bản.
b) Cơ quan phối hợp có trách nhiệm cử cán bộ tham gia đúng thành phần mời; trường hợp từ chối tham gia phải thông báo, nêu rõ lý do bằng văn bản cho cơ quan chủ trì biết.
Cán bộ tham gia phải chịu trách nhiệm về ý kiến phát biểu tại cuộc họp hoặc buổi kiểm tra thực địa; thực hiện theo nhiệm vụ phối hợp được phân công, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và báo cáo kết quả thực hiện với lãnh đạo cơ quan. Ý kiến của cán bộ được cử tham gia là ý kiến của cơ quan phối hợp, được ghi nhận bằng biên bản và là một trong những cơ sở để cơ quan chủ trì giải quyết hồ sơ theo quy định; trường hợp có ý kiến khác với ý kiến của người được cử tham gia cuộc họp, kiểm tra thực địa, trong thời hạn không quá 01 (một) ngày làm việc kể từ ngày tổ chức cuộc họp hoặc buổi kiểm tra thực địa, cơ quan phối hợp phải có văn bản phản hồi ngay gửi cơ quan chủ trì về nội dung chưa thống nhất, nêu rõ lý do, hướng xử lý, phối hợp giải quyết thuộc lĩnh vực quản lý và những vấn đề khác có liên quan.
c) Cơ quan chủ trì có trách nhiệm tổng hợp đầy đủ nội dung cuộc họp hoặc buổi kiểm tra thực địa bằng biên bản. Kết thúc cuộc họp hoặc buổi kiểm tra thực địa, các thành viên tham gia họp có trách nhiệm ký vào biên bản để xác nhận ý kiến của mình, cơ quan chủ trì thực hiện lưu biên bản theo quy định.
3. Trao đổi thông tin qua hệ thống quản lý văn bản điện tử hoặc hệ thống liên thông điện tử.
4. Các phương thức phối hợp khác theo theo đề xuất của cơ quan chủ trì.