Điều 4. Nội dung, hình thức, phương thức cung cấp thông tin
Các cơ quan, tổ chức cung cấp nội dung thông tin tình trạng tài sản về Sở Tư pháp và Hội Công chứng viên tỉnh để cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng với thông tin cụ thể như sau:
1. Nội dung thông tin
a) Nội dung thông tin về chủ sở hữu, chủ sử dụng tài sản
Đối với chủ thể là cá nhân: họ tên; ngày, tháng, năm sinh; căn cước công dân, chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tuỳ thân khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành, nơi cấp, ngày cấp và nơi cư trú.
Đối với chủ thể là tổ chức: tên tổ chức, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở (theo Quyết định thành lập, giấy chứng đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đầu tư); họ tên, chức vụ, giấy tờ tuỳ thân của người đại diện theo pháp luật của tổ chức.
b) Nội dung thông tin về tài sản
Đối với tài sản là bất động sản: diện tích, số thửa đất, số tờ bản đồ, số nhà, số căn hộ, tổ dân phố, đường/phố, thôn xóm, xã/phường/thị trấn, huyện/thành phố, tỉnh; số Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà số, nơi cấp, ngày cấp, các Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu tài sản do cơ quan cấp, ngày cấp hoặc giấy tờ chứng minh khác có liên quan đến tài sản theo quy định của pháp luật chuyên ngành của từng loại tài sản đó.
Đối với tài sản là động sản có đăng ký và tài sản khác: số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ, ngày cấp, nơi cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản.
c) Các thông tin có liên quan khác (nếu có).
2. Hình thức
Các cơ quan, tổ chức cung cấp bản chính các văn bản được ban hành bằng hình thức Quyết định, Lệnh, Thông báo và kèm theo giấy tờ, tài liệu về tài sản có liên quan đến nội dung văn bản đến Sở Tư pháp và Hội Công chứng viên tỉnh.
Trong trường hợp cơ quan cung cấp thông tin theo quy định tại Điều 3 Quy chế này, chỉ còn một bản chính văn bản về thông tin tài sản để lưu tại cơ quan thì cơ quan, tổ chức đó cung cấp bản sao văn bản có công chứng, chứng thực của cơ quan có thẩm quyền kèm theo giấy tờ, tài liệu về tài sản có liên quan đến nội dung văn bản đến Sở Tư pháp và Hội Công chứng viên tỉnh.
3. Phương thức
Các cơ quan, tổ chức gửi thông tin đến Sở Tư pháp và Hội Công chứng viên tỉnh theo một trong các phương thức như sau:
a) Gửi qua đường bưu điện.
b) Gửi trực tiếp có ký giao nhận văn bản.
c) Gửi qua thư điện tử (mail) công vụ.
d) Gửi qua trục liên thông dữ liệu của tỉnh (văn bản điện tử).