Điều 20. Sổ sách theo dõi, hạch toán và báo cáo kết quả tiêu huỷ của Hội đồng tiêu huỷ
1. Tại mỗi tổ công tác phải mở và thực hiện ghi chép các loại sổ sách theo dõi việc nhập kho (theo biểu số 02A, 02B), xuất kho (theo biểu số 03A, 03B), kiểm đếm, giao nhận, cắt huỷ, gửi kho hàng ngày.
2. Kế toán, Thủ kho Hội đồng tiêu hủy phải thực hiện ghi chép đầy đủ kịp thời tình hình nhập, xuất tiền in hỏng, giấy in tiền hỏng vào các loại sổ chi tiết, tổng hợp theo đúng quy định tại biểu số 04A, 04B, 05A, 05B đính kèm Quy chế này.
3. Việc giao nhận tiền in hỏng, giấy in tiền hỏng giữa các tổ phải lập Biên bản giao nhận; Việc gửi lại Kho tiêu huỷ số tiền in hỏng, giấy in tiền hỏng chưa kiểm đếm, cắt huỷ hết đều phải ghi sổ sách giao nhận theo mẫu quy định kèm Quy chế này.
4. Kết thúc đợt tiêu huỷ, Hội đồng tiêu huỷ lập báo cáo kết quả cắt huỷ có xác nhận của Hội đồng giám sát (theo biểu số 13). Báo cáo được lập thành 06 bản:
- 1 bản gửi Thống đốc Ngân hàng Nhà nước để báo cáo;
- 1 bản gửi Hội đồng giám sát ;
- 1 bản gửi Vụ Tổng kiểm soát;
- 1 bản gửi Cục Phát hành và Kho quỹ;
- 1 bản gửi Vụ Kế toán – Tài chính;
- 1 bản lưu tại Nhà máy in tiền có tiền in hỏng, giấy in tiền hỏng được tiêu huỷ.
5. Các loại sổ sách, báo cáo phải có đủ chữ ký của các thành phần theo quy định tại các mẫu biểu đính kèm Quy chế này.