Điều 4. Xét duyệt biên chế quỹ tiền lương hàng năm.
a/ Lịch quy định như sau:
- Đơn vị xây dựng kế hoạch BCQL gồm Bản kế hoạch và 7 biểu mẫu nêu trên gửi về Bộ trước ngày 20/7 hàng năm (chưa có Biểu Báo cáo danh sách và tiền lương CBCC có đến ngày 31/12/200..."); Bộ tổng hợp báo cáo Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ trước ngày 5 tháng 8 hàng năm. Cơ quan đơn vị HCSN tự đăng ký và nhận lịch duyệt của Bộ từ ngày 20 tháng 7 đến trước ngày31/8 hàng năm (chỉ xem xét khí có kèm theo Báo cáo thống kê 6 tháng).
- Đơn vị báo cáo về Bộ việc phân bổ chỉ tiêu BCQL cho sở trực thuộc đơn vị (nếu có) chậm nhất sau 30 ngày từ khi nhận chỉ tiêu BCQL của Bộ giao cho đơn vị.
- Báo cáo thống kê gồm 7 biểu và 2 kỳ: kỳ 6 tháng đầu năm và kỳ cả năm: Đơn vị gửi đến Bộ trước ngày 20 của tháng đầu kỳ sau, Bộ báo cáo Chính phủ trước ngày 31 của tháng đầu kỳ sau (20 tháng 7 hoặc 20 tháng 12 hàng năm).
b/ Xác nhận vào Mẫu 1 " Bảng kê danh sách CC-VC và tiền lương có đến ngày 31 tháng 12" hàng năm, Theo quy định tại thông tư 31 & Thông tư 20 của Bộ Tài chính, làm chứng từ gốc gửi Kho bạc Nhà nước:
Vụ Tổ chức-Cán bộ là cơ quan xác nhận, một lần về biên chế quỹ tiền lương có đến ngày 31/12 hàng năm:
- Hàng năm Bộ giao cho Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, xác nhận vào Mẫu 1 "Bảng kê danh sách công chức viên -chức và tiền lương" đã được thay bằng mẫu mới: Biểu số: 4.BNN "Báo cáo Danh sách và tiền lương công chức và viên chức có đến ngày 31 tháng 12" hàng năm do cơ quan đơn vị xây dựng; đơn vị tự xác nhận cho các cơ sở trực thuộc (nếu có) phù hợp với danh sách chung của toàn đơn vị. Đây là chứng từ gốc, mang tính pháp lý: do bộ phận tổ chức cán bộ phối hợp với bộ phận Tài chính kế toán đơn vị chuẩn bị.
-Danh sách phải đúng mẫu biểu, không tự ý thay đổi thứ tự cũ, không vượt chỉ tiêu; Kèm theo các văn bản thuyết minh về sự thay đổi so với thời điểm 31/12 năm trước liền kề.
- Hàng năm Bộ xác nhận một lần, thời gian bắt đầu từ ngày 15 tháng 12 đến hết 31/1 năm tiếp theo (năm kế hoạch); Mọi phát sinh sau thời điểm 31/12 đơn vị căn cứ chỉ tiêu được giao, các quyết định của cấp có thẩm quyền (thay đổi người, chức danh, mức lương và phụ cấp lương...) đăng ký với Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch(Đơn vị có thể sử dụng 2 cách:Biểu 4BNN Bộ ban hành hoặc sử dụng cả 2 mẫu: mẫu 1 của thông tư 31 và mẫu 4 của Quyết định 28).
Bộ chỉ xác nhận sau khi có đầy đủ các nội dung và đủ các biểu mẫu thống kê đến 31/12 theo Quyết định 28 của Ban TCCB Chính phủ (7 biểu).
Vụ Tài chính- Kế toán xác nhận.
Hàng tháng, hàng quý: từ ngày1 tháng 1 trở đi, bộ phận tài chính kế toán phối hợp với cán bộ tổ chức của đơn vị tự đăng ký biên chế quỹ lương với Kho bạc Nhà nước sở tại,
Vụ Tài chính-kế toán hướng dẫn, xác định mục lục ngân sách, trong đó có mục lương và phụ cấp lương của từng đơn vị HCSN trực thuộc Bộ.