Điều 20. Khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu qua văn bản yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu
1. Đối với các phòng, đơn vị trực thuộc Sở Nông nghiệp và Môi trường
Các phòng, đơn vị trực thuộc Sở có nhu cầu khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ để phục vụ nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, đơn vị phải có phiếu yêu cầu cung cấp thông tin hoặc văn bản yêu cầu (theo Mẫu số 02 tại Phụ lục ban
hành kèm theo Quy chế này) có xác nhận của Trưởng phòng, Thủ trưởng đơn vị và ghi rõ danh mục hồ sơ, tài liệu cần khai thác; mục đích khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu kèm theo văn bản là văn bản chỉ đạo của Lãnh đạo Sở giao thực hiện nhiệm vụ liên quan đến tài liệu khai thác, văn bản được gửi trực tiếp về Văn phòng Sở.
2. Đối với các tổ chức, cá nhân bên ngoài có nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu
a) Căn cứ danh mục thông tin, dữ liệu hiện có, gửi văn bản yêu cầu (theo Mẫu số 02, Mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy chế này) nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc trên môi trường mạng điện tử, cho các đơn vị quản lý thông tin, dữ liệu. Văn bản yêu cầu của cơ quan, tổ chức phải có chữ ký của thủ trưởng cơ quan và đóng dấu xác nhận, của cá nhân phải ghi rõ họ tên, địa chỉ và chữ ký của người yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu.
b) Trong thời hạn quy định, cơ quan quản lý thông tin, dữ liệu tiếp nhận kiểm tra văn bản yêu cầu cung cấp thông tin, thông báo nghĩa vụ tài chính (trường hợp phải thực hiện nghĩa vụ tài chính) cho tổ chức, cá nhân. Trường hợp từ chối cung cấp thông tin, dữ liệu thì phải nêu rõ lý do và trả lời bằng văn bản cho tổ chức, cá nhân biết.
c) Sau khi tổ chức, cá nhân thực hiện nghĩa vụ tài chính, cơ quan quản lý thông tin, dữ liệu có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin, dữ liệu cho các tổ chức, cá nhân.
d) Trường hợp người có nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu nông nghiệp và môi trường là cá nhân nước ngoài tại Việt Nam thì văn bản yêu cầu phải được tổ chức, doanh nghiệp nơi người đó đang làm việc ký xác nhận, đóng dấu; đối với các chuyên gia, thực tập sinh là người nước ngoài đang làm việc cho các chương trình, dự án tại các bộ, ngành, địa phương hoặc học tập tại các cơ sở đào tạo tại Việt Nam thì phải được cơ quan có thẩm quyền của bộ, ngành, địa phương hoặc các cơ sở đào tạo đó ký xác nhận, đóng dấu theo Mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy chế này.
đ) Trường hợp đặc biệt cung cấp dữ liệu phục vụ cho các mục đích quốc phòng và an ninh, phục vụ yêu cầu trực tiếp của Lãnh đạo Đảng và Nhà nước, phục vụ yêu cầu của các đoàn Thanh tra, kiểm toán đến làm việc tại Sở hoặc trong tình trạng khẩn cấp, các đơn vị quản lý tài liệu lưu trữ về nông nghiệp và môi trường có trách nhiệm tổ chức thực hiện theo chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan.