Điều 12. Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của cơ quan, tổ chức:
1. Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
a) Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức;
b) Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức;
c) Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;
d) Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
2. Chức vụ của người ký:
a) Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức.
* Đối với văn bản cá biệt của Chủ tịch UBND các cấp và văn bản của các cơ quan, tổ chức (có thẩm quyền riêng) thì chỉ ghi chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc..., không ghi lại tên cơ quan, tổ chức (trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành); văn bản ký thừa lệnh, thừa ủy quyền và những trường hợp cần thiết khác do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể.
b) Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn như Ban, Hội đồng của cơ quan, tổ chức ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng đó. Đối với những Ban, Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng. Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức của người ký ở dưới, ví dụ:
Chức vụ của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban chỉ đạo ban hành mà lãnh đạo UBND thành phố làm Trưởng ban; Giám đốc Sở Giao thông Công chính làm Phó ban được ghi như sau:
| TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu của UBND thành phố) PHÓ CHỦ TỊCH UBND THÀNH PHỐ Nguyễn Văn A 3. Họ tên của người ký: | KT. TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu của Sở Giao thông Công chính) GIÁM ĐỐC SỞ GTCC Trần Văn B |
Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, trước họ tên của người ký không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác (trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, trong những trường hợp cần thiết, có thể ghi thêm học hàm, học vị).
* Các ví dụ của khoản 1, 2 và 3 Điều này:
Ví dụ 1. Văn bản của Chủ tịch UBND các cấp: