Điều 8. Quy trình giao trả kết quả
Giao trả kết quả giải quyết hồ sơ là quá trình công chức chuyên môn thực hiện các công việc sau:
1. Đề nghị tổ chức, cá nhân ký nhận vào Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả (theo Mẫu 7), phiếu theo dõi giải quyết hồ sơ (theo Mẫu 4), đánh giá mức độ hài lòng về quá trình giải quyết TTHC (theo phần II Mẫu 2). Công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ thu hồi phiếu tiếp nhận hồ sơ, thu phí, lệ phí theo quy định và giao kết quả giải quyết cho tổ chức, cá nhân.
2. Ghi chép, cập nhật kết quả giải quyết hồ sơ vào Sổ theo dõi tiếp nhận, trả kết quả và phần mềm quản lý hồ sơ một cửa.
3. Kết thúc việc giao trả kết quả, trong thời gian 02 ngày tính từ ngày giao, trả kết quả cho tổ chức, cá nhân, công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ nhân bản Phiếu tiếp nhận hồ sơ và Phiếu theo dõi giải quyết hồ sơ (đã có đánh giá chất lượng thực hiện của lãnh đạo UBND cấp xã) thành 02 bản, bản chính thực hiện việc lưu trữ theo hồ sơ, bản photo được lưu giữ tại công chức Văn phòng - Thống kê.
4. Trường hợp hồ sơ có nội dung chưa phù hợp, công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ có trách nhiệm thông báo đến tổ chức, cá nhân trong thời gian sớm nhất, nhưng không quá 03 ngày tính từ ngày lãnh đạo UBND cấp xã ký thông báo trả hồ sơ và hướng dẫn điều chỉnh, bổ sung nội dung hồ sơ. Thời gian giải quyết TTHC được tính lại từ đầu, kể từ ngày tổ chức, cá nhân hoàn chỉnh các yêu cầu, điều chỉnh, bổ sung hồ sơ TTHC.
5. Lãnh đạo UBND cấp xã trực tiếp xin lỗi hoặc viết thư xin lỗi tổ chức, cá nhân khi hồ sơ có hai lần sai sót liên quan một trong các trường hợp sau: Thời gian giải quyết chậm; tiếp nhận thiếu thành phần, số lượng; hướng dẫn điều chỉnh, bổ sung nội dung hồ sơ; gia hạn thêm thời gian trả kết quả; chậm giao trả kết quả mà không có lý do chính đáng.