Điều 7. Quy trình giải quyết hồ sơ
1. Công chức chuyên môn, nghiệp vụ thụ lý, giải quyết hồ sơ thực hiện các công việc theo quy trình sau:
a) Nghiên cứu, đề xuất phương án giải quyết hồ sơ đảm bảo đúng quy trình và thời gian quy định đối với từng TTHC. Trường hợp giải quyết hồ sơ đòi hỏi có sự phối hợp liên ngành với công chức, đơn vị liên quan thì công chức chuyên môn, nghiệp vụ trực tiếp thụ lý chịu trách nhiệm chính phải trực tiếp liên hệ với các đơn vị có liên quan để phối hợp giải quyết theo hướng:
- Lấy ý kiến bằng văn bản, văn bản đề nghị phải ghi rõ nội dung yêu cầu lấy ý kiến và thời gian yêu cầu trả lời. Thời gian đề nghị yêu cầu trả lời ít nhất là 05 ngày làm việc, tính từ ngày phát hành văn bản đến ngày quy định trả lời.
- Tham mưu lãnh đạo UBND cấp xã tổ chức họp lấy ý kiến, nếu công chức, đơn vị có liên quan không dự họp thì xem như đã nhất trí với nội dung biên bản cuộc họp. Thời hạn thông báo mời dự họp ít nhất là 02 ngày làm việc, tính từ ngày phát hành thông báo mời họp.
- Với hồ sơ thụ lý có kiểm tra thực tế, phải được lập biên bản, ghi rõ các bên tham gia, thời gian, nội dung và kết quả kiểm tra thực tế.
b) Tham mưu văn bản giải quyết TTHC:
Sau khi thụ lý, giải quyết hồ sơ, công chức chuyên môn, nghiệp vụ trình lãnh đạo UBND cấp xã (thông qua công chức Văn phòng - Thống kê) kèm theo dự thảo văn bản giải quyết TTHC, đối với TTHC thuộc thẩm quyền của UBND, Chủ tịch UBND cấp xã ký văn bản giải quyết. Thời gian công chức Văn phòng - Thống kê kiểm tra văn bản giải quyết TTHC không quá 1/2 ngày làm việc.
c) Thực hiện các thủ tục ban hành văn bản giải quyết TTHC sau khi lãnh đạo ký duyệt.
2. Trường hợp hồ sơ có nội dung chưa phù hợp, trong thời hạn không quá 03 ngày (với hồ sơ có thời gian giải quyết trên 05 ngày) tính từ ngày nhận hồ sơ, công chức chuyên môn, nghiệp vụ tham mưu cho lãnh đạo UBND cấp xã có thông báo trả hồ sơ và hướng dẫn tổ chức, cá nhân điều chỉnh, bổ sung các nội dung hồ sơ bằng văn bản (theo Mẫu 6).
Trường hợp cá biệt, hồ sơ có nhiều nội dung đề nghị điều chỉnh, bổ sung nhưng không thể giải thích đầy đủ bằng văn bản, công chức chuyên môn, nghiệp vụ đề nghị lãnh đạo UBND cấp xã thông báo bằng văn bản cho tổ chức, cá nhân (ghi rõ thời gian, nội dung) đến tại Bộ phận TN&TKQ để công chức chuyên môn, nghiệp vụ trực tiếp hướng dẫn, điều chỉnh, bổ sung nội dung hồ sơ (không bằng văn bản).
3. Trường hợp chưa thể giải quyết theo thời gian quy định thì trong thời hạn trước 02 ngày tính theo ngày hẹn trả kết quả, công chức chuyên môn, nghiệp vụ tham mưu văn bản đề nghị lãnh đạo UBND cấp xã gia hạn thêm thời gian trả kết quả cho tổ chức, cá nhân (theo Mẫu 5). Việc gia hạn thời gian trả kết quả chỉ thực hiện 01 lần bằng văn bản nhưng không quá 1/3 thời hạn giải quyết theo quy định của từng loại TTHC.