Điều 6. Quy trình tiếp nhận hồ sơ
Tiếp nhận hồ sơ là quá trình công chức chuyên môn, nghiệp vụ trực tiếp tiếp nhận hồ sơ thực hiện các công việc sau tại Bộ phận TN&TKQ:
1. Cấp mã số đăng ký giải quyết hồ sơ (đối với các đơn vị có sử dụng phần mềm theo dõi giải quyết hồ sơ một cửa):
Đối với TTHC có thời gian giải quyết nhiều ngày làm việc, tổ chức, cá nhân có nhu cầu giải quyết thì công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ lập Phiếu đăng ký giải quyết hồ sơ (theo Mẫu 1) và yêu cầu tổ chức, cá nhân ký vào Phiếu đăng ký giải quyết hồ sơ.
2. Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ:
Căn cứ vào danh mục TTHC và thành phần hồ sơ để xem xét:
- Nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, cá nhân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
- Nếu hồ sơ chưa đúng số lượng hoặc chưa đủ các loại giấy tờ theo quy định thì không tiếp nhận, đồng thời hướng dẫn cụ thể bằng Phiếu hướng dẫn hồ sơ (theo Mẫu 3) để tổ chức, cá nhân bổ sung hoàn chỉnh.
- Công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ chỉ tiếp nhận khi hồ sơ đúng số lượng và đủ các loại giấy tờ theo quy định tại Quyết định của UBND tỉnh về ban hành Bộ danh mục TTHC chung áp dụng tại UBND xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.
3. Đối với hồ sơ theo quy định giải quyết trong ngày làm việc thì tiếp nhận (không lập Phiếu tiếp nhận hồ sơ), ghi chép và cập nhật các nội dung liên quan vào Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả (theo Mẫu 7), phần mềm quản lý hồ sơ một cửa.
4. Đối với các hồ sơ theo quy định có thời gian giải quyết nhiều ngày làm việc thì lập Phiếu tiếp nhận hồ sơ (theo Mẫu 2). Yêu cầu tổ chức, cá nhân ký vào Phiếu tiếp nhận hồ sơ. Ghi chép và cập nhật các nội dung liên quan vào Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả (theo Mẫu 7), phần mềm quản lý hồ sơ một cửa. Lập Phiếu theo dõi giải quyết hồ sơ (theo Mẫu 4).
5. Thời gian giải quyết cho từng loại TTHC được thực hiện theo quy định tại Quyết định của UBND tỉnh và các văn bản cấp trên.
6. Đối với những TTHC đã quy định áp dụng thực hiện cơ chế một cửa nhưng theo chủ trương của UBND huyện, thị xã, thành phố được tiếp nhận, giải quyết theo bộ hồ sơ tập thể (có trên 05 hồ sơ cùng lúc của một TTHC), thì thời gian giải quyết của bộ hồ sơ tập thể bằng 1/3 tổng thời gian giải quyết của bội số hồ sơ với thời gian giải quyết TTHC đơn lẻ nhưng không kéo dài quá 6 tháng.