Điều 13. Lập, bảo quản, lưu trữ hồ sơ quản lý, vận hành khai thác cần
1. Trước khi đưa cầu vào khai thác ít nhất 10 ngày, Chủ đầu tư phải bàn giao cho Chủ quản lý sử dụng cầu các hồ sơ tài liệu sau:
a) Quy trình bảo trì, trừ các trường hợp không phải lập quy trình bảo trì theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định số 114/2010/NĐ-CP;
Trường hợp sử dụng tiêu chuẩn bảo trì được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc sử dụng quy trình bảo trì của cầu tương tự, Chủ đầu tư và tư vấn thiết kế phải điều chỉnh, bổ sung các nội dung cần thiết cho phù hợp với cầu do mình quản lý trước khi bàn giao cho Chủ quản lý sử dụng cầu;
b) Quy trình quản lý, vận hành khai thác đối với các cầu phải có quy trình riêng quy định tại khoản 1 Điều 5 của Quy định này;
c) Các trường hợp khác thì không phải lập quy trình quản lý, vận hành khai thác nhưng Chủ đầu tư phải thực hiện cấm biển báo theo quy định tại Điều 15 Quy định này;
d) Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công, bản vẽ hoàn công, hồ sơ cọc mốc đền bù giải phóng mặt bằng thực tế, mốc hành lang an toàn đường bộ thuộc phạm vi cầu, các tài liệu có liên quan tới việc quản lý, vận hành khai thác cầu;
d) Danh mục thiết bị, phụ tùng, vật tư dự trữ chưa lắp đặt hoặc chưa sử dụng trong giai đoạn đầu tư xây dựng cầu (nếu có) và nội dung khác theo quy định tại khoản 2 Điều 23 Thông tư số 10/2013/TT-BXD;
e) Hồ sơ tài liệu thẩm tra an toàn giao thông, hồ sơ trạng thái ban đầu (nếu có);
g) Mốc cao độ, tọa độ xây dựng cầu và các mốc phục vụ quan trắc cầu (nếu có).
2. Trong quá trình quản lý, vận hành khai thác, Chủ quản lý sử dụng cầu, Đơn vị trực tiếp quản lý, vận hành khai thác cầu có trách nhiệm lập các hồ sơ tài liệu sau:
a) Lập và ghi nhật ký theo dõi tình trạng cầu;
b) Lập hồ sơ ý kiến cầu;
c) Các hồ sơ, tài liệu, biên bản, văn bản kiểm tra kỹ thuật, đánh giá tình trạng cầu;
d) Hồ sơ, tài liệu liên quan đến sửa chữa định kỳ, sửa chữa đột xuất cầu; Kết quả quan trắc, kiểm định chất lượng, thử tải (nếu có);
d) Văn bản, biên bản xử lý các hành vi vi phạm đối với công trình cầu, hành lang an toàn đường bộ thuộc phạm vi cầu và đường hai đầu cầu;
e) Các văn bản liên quan đến an toàn giao thông;
g) Số liệu đếm xe (nếu có);
h) Các văn bản khác có liên quan trong giai đoạn quản lý, khai thác và bảo trì cầu.
3. Hồ sơ, văn bản, tài liệu (sau đây gọi chung là tài liệu) quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này là các tài liệu phục vụ cho công tác quản lý, vận hành khai thác cầu. Các tài liệu quy định trên được lưu trữ và bảo quản như sau:
a) Đơn vị trực tiếp quản lý, vận hành cầu có trách nhiệm bảo quản, lưu giữ các tài liệu tại khoản 1 và khoản 2 Điều này phục vụ cho quản lý, vận hành khai thác cầu;
b) Chủ quản lý sử dụng cầu có trách nhiệm bảo quản, lưu giữ các tài liệu tại khoản 1 và khoản 2 Điều này phục vụ cho quản lý, vận hành khai thác cầu (trừ nhật ký theo dõi cầu được lưu trữ tại Đơn vị trực tiếp quản lý, vận hành khai thác cầu).
4. Các tổ chức ban hành văn bản, tài liệu liên quan đến công tác quản lý, vận hành khai thác và xử lý đối với cầu gửi đến các tổ chức quy định tại điểm a và điểm b khoản 3 Điều này để phục vụ cho quản lý, vận hành khai thác cầu.
5. Thời gian lưu trữ hồ sơ quản lý cầu không ít hơn thời hạn quản lý, vận hành khai thác và tuổi thọ cầu.