Điều 12. Trình tự, thủ tục xét thưởng
1. Trước thời hạn nộp hồ sơ tác phẩm tham dự giải thưởng thực hiện theo khoản 4 Điều 5 Quy định này, ít nhất 30 ngày, Cơ quan Thường trực của Hội đồng xét tặng Giải thưởng tiến hành thông báo tổ chức xét thưởng; sau khi hết thời hạn nộp hồ sơ, Cơ quan Thường trực của Hội đồng xét tặng Giải thưởng tổng hợp, triển khai việc sơ tuyển tác phẩm và lập danh sách tác phẩm vào xét giải, chuyển các tác phẩm được xét giải đến các thành viên Ban Giám khảo để thẩm định và tư vấn xếp loại tác phẩm. Thời gian để Ban Giám khảo tiến hành thẩm định và tư vấn được thực hiện không quá 04 tháng kể từ ngày hết hạn tham dự xét giải.
2. Sau khi có ý kiến của các thành viên Ban Giám khảo dưới hình thức biên bản chấm giải hoặc văn bản đề nghị xếp giải, Cơ quan Thường trực của Hội đồng xét tặng giải thưởng phải tiến hành các bước
a) Tổng hợp và lập hồ sơ chuẩn bị xét giải, hồ sơ gồm:
Bộ tác phẩm đã giao cho Ban Giám khảo.
Danh sách kết quả sơ tuyển.
Danh sách tác phẩm, tác giả được Ban Giám khảo đề nghị trao giải.
Biên bản làm việc hoặc ý kiến thẩm định tác phẩm của thành viên Ban Giám khảo.
b) Chuẩn bị các tác phẩm dự giải khi có yêu cầu của Hội đồng xét tặng Giải thưởng đề nghị đưa ra xem xét.
c) Báo cáo và đề xuất họp Hội đồng xét tặng Giải thưởng.
3. Thời gian lập hồ sơ và tổ chức họp xét giải của Hội đồng xét tặng Giải thưởng không quá 20 ngày. Ngay sau khi có kết quả cuộc họp, Chủ tịch Hội đồng xét tặng Giải thưởng thông báo kết luận cuộc họp đến các thành viên và cơ quan Thường trực của Hội đồng xét tặng Giải thưởng.
4. Căn cứ kết quả xét giải theo Biên bản họp của Hội đồng xét tặng Giải thưởng, Cơ quan Thường trực của Hội đồng xét tặng Giải thưởng thông báo kết quả xét giải thưởng công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng chậm nhất là 05 ngày làm việc sau khi nhận kết quả của Hội đồng xét tặng Giải thưởng.
5. Sau 15 ngày kể từ khi công bố kết quả của Hội đồng xét tặng Giải thưởng. Nếu có đơn khiếu nại của các tổ chức, cá nhân liên quan đến tác giả và tác phẩm đạt giải. Cơ quan Thường trực Hội đồng có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo, thành lập Tổ giải quyết, khiếu nại đề xuất giải pháp xử lý theo quy định. (lưu ý, các thành viên Hội đồng Sơ khảo và Chung khảo không tham gia vào Tổ giải quyết, khiếu nại).
Cơ quan Thường trực của Hội đồng xét tặng Giải thưởng có trách nhiệm lập hồ sơ gửi về Sở Nội vụ trước ngày 20 tháng 9 của năm xét giải để trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đề nghị khen thưởng. Quyết định giải thưởng được công bố trước khi trao giải ít nhất 20 ngày.
6. Lễ trao thưởng được tổ chức trong quý IV của năm xét giải.
7. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh có quyền ra quyết định thu hồi giải thưởng sau khi trao giải nếu phát hiện sai phạm về bản quyền tác phẩm hoặc sai phạm trong quá trình xét thưởng.