Điều 11. Thủ tục tham dự xét Giải thưởng
1. Mỗi tác giả hoặc tập thể tác giả có thể gửi nhiều tác phẩm tham dự ở các thể loại. Mỗi tác phẩm dự xét giải gửi 03 bản theo hình thức quy định tại Điều 4, ngoại trừ các bộ môn mỹ thuật và nhiếp ảnh (chùm tác phẩm lẻ), mỗi tác phẩm dự xét giải chỉ gửi 01 bản.
2. Hồ sơ tác phẩm tham dự Giải thưởng gồm:
a) Phiếu đăng ký xét Giải thưởng Văn học - Nghệ thuật Trịnh Hoài Đức với một số nội dung chủ yếu gồm: Họ và tên thật của tác giả; bút danh; năm sinh; địa chỉ thường trú; hội viên chuyên ngành Trung ương (nếu có); lai lịch tác phẩm (tên tác phẩm, Nhà xuất bản, đơn vị công bố, thời gian xuất bản hoặc công bố lần đầu, tên đồng tác giả, cộng tác viên, người sở hữu trí tuệ); thẻ loại tham dự; số điện thoại, địa chỉ liên lạc, lời cam kết về bản quyền tác giả.
b) Tác phẩm dự xét giải thuộc các thể loại quy định tại Điều 4.
c) Giấy chứng nhận tác phẩm đạt giải (nộp bản photo kèm theo bản chính đề đối chiếu).
d) Đối với loại hình văn học, mỹ thuật, múa, tác giả có thể gửi kèm bài viết ngắn dưới 1000 từ để thuyết trình về nội dung, ý nghĩa tác phẩm của mình.
3. Địa chỉ nhận tác phẩm tham dự giải thưởng: Hội Văn học Nghệ thuật Đồng Nai, số 30, đường Nguyễn Ái Quốc, phường Tân Tiến, thành phố Biên Hoà, tỉnh Đồng Nai.
4. Đối với tác giả đã qua đời, đại diện của tác giả được thực hiện thủ tục đăng ký xét thưởng thay cho tác giả, đồng thời ghi thêm tên, địa chỉ và số điện thoại của người đại diện vào phiếu đăng ký để Ban Tổ chức liên lạc. Đại diện tác giả là người nhà của tác giả, hoặc cơ quan, hội, đoàn thể, nhà xuất bản, cơ quan tác giả từng công tác. Nếu tác phẩm đạt giải, thì chỉ có người thừa kế hợp pháp của tác giả mới được nhận thưởng.