Điều 7. Tổ chức triển khai chương trình đối ngoại đã được phê duyệt
1. Sở Ngoại vụ chủ trì, phối hợp với Văn phòng Thành ủy, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng Nhân dân, Văn phòng Ủy ban Nhân dân và các cơ quan liên quan tổ chức triển khai thực hiện các hoạt động đối ngoại hằng năm đã được phê duyệt; Chủ động chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết để triển khai thực hiện có hiệu quả các hoạt động này.
2. Khi triển khai các hoạt động đối ngoại trong Chương trình, Sở Ngoại vụ chủ động xây dựng đề án, kế hoạch thực hiện cụ thể (Mẫu số 5 kèm theo), trình các cơ quan có thẩm quyền liên quan và Ủy ban Nhân dân Thành phố phê duyệt để tổ chức thực hiện.
3. Đối với những hoạt động đối ngoại phát sinh ngoài Chương trình đã được phê duyệt và chưa kịp trình bổ sung nhưng không có tính chất phức tạp, nhạy cảm, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm trình xin ý kiến Ủy ban Nhân dân Thành phố chỉ đạo giải quyết.
4. Đối với hoạt động đối ngoại phát sinh ngoài Chương trình đã được phê duyệt và chưa kịp trình bổ sung nhưng cần xin ý kiến Thủ tướng Chính phủ, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm tham mưu Ủy ban Nhân dân Thành phố báo cáo Thường trực Thành ủy và trình xin ý kiến Thủ tướng Chính phủ trước khi thực hiện ít nhất 15 ngày làm việc.
Điều 8. Tổ chức và quản lý đoàn đi công tác nước ngoài
1. Sở Ngoại vụ là đầu mối quản lý, tổng hợp, thẩm định, hướng dẫn triển khai, thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy trình, thủ tục thực hiện đối với các đoàn đi công tác nước ngoài.
2. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ, tổ chức các đoàn đi công tác nước ngoài; kịp thời phối hợp với các cơ quan liên quan xử lý những vấn đề nhạy cảm, phức tạp phát sinh trong quá trình các đoàn đi công tác.
3. Các cơ quan, đơn vị tổ chức đoàn đi công tác phải chủ động xây dựng chương trình, nội dung làm việc cụ thể; không sử dụng các đơn vị dịch vụ du lịch làm đầu mối bố trí chương trình làm việc của chuyến đi công tác nước ngoài.
4. Sở Ngoại vụ và các cơ quan, đơn vị cử người đi công tác có trách nhiệm phối hợp với Ban Bảo vệ Chính trị nội bộ của Ban Tổ chức Thành ủy và Công an Thành phố trong công tác quản lý cán bộ đảng viên khi ra nước ngoài.
5. Ủy quyền Giám đốc Sở Ngoại vụ xem xét, quyết định cử cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, đơn vị thuộc Thành phố đi nước ngoài về việc riêng (khám, chữa bệnh, thăm thân nhân, du lịch,...).
6. Cán bộ, công chức, viên chức đi công tác nước ngoài có trách nhiệm:
- Thực hiện đúng kế hoạch, chương trình, nội dung, thời gian, địa điểm và kinh phí đã được duyệt, có trách nhiệm giữ gìn bí mật quốc gia, tuân thủ pháp luật Việt Nam và nước sở tại.
- Cán bộ là đảng viên đi công tác nước ngoài ngoài việc phải thực hiện những quy định chung tại quy chế này còn có trách nhiệm thực hiện Quy định số 17/QĐ-TW ngày 10/12/1996 của Bộ Chính trị về nhiệm vụ của đảng viên khi ra nước ngoài.
7. Quy trình và thủ tục giải quyết cho cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban Nhân dân Thành phố đi công tác nước ngoài:
7.1. Trình tự thủ tục:
- Cơ quan, đơn vị, tổ chức có công văn cử cán bộ, công chức, viên chức đi công tác nước ngoài hoàn thiện hồ sơ đầy đủ theo quy định và nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Ngoại vụ.
- Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ. Sở Ngoại vụ có văn bản tham mưu trình Ủy ban Nhân dân Thành phố giải quyết (dự thảo Quyết định cử hoặc cho phép cán bộ, công chức, viên chức đi nước ngoài của Ủy ban Nhân dân Thành phố).
- Trong vòng 03 ngày làm việc Ủy ban Nhân dân Thành phố có văn bản trả lời kết quả.
- Đối với các trường hợp cán bộ thuộc diện Ban Thường vụ Thành ủy quản lý, phải có ý kiến của Thường trực Thành ủy và Ủy ban Nhân dân Thành phố trước khi trình ký Quyết định.
7.2. Thành phần, số lượng hồ sơ:
- Công văn đề nghị cho phép cán bộ, công chức, viên chức đi công tác nước ngoài gửi Ủy ban Nhân dân Thành phố, đồng gửi Sở Ngoại vụ, nêu rõ:
+ Họ tên, chức danh, mã ngạch của cán bộ, công chức, viên chức;
+ Đảng viên (nếu là Đảng viên);
+ Mục đích chuyến đi;
+ Dự kiến Chương trình làm việc (kèm theo);
+ Nước đến và thời gian ở nước ngoài;
+ Nguồn kinh phí (Ngân sách thành phố hoặc phía mời đài thọ);
+ Thư mời (nếu có).
8. Kinh phí cho việc tổ chức đoàn đi công tác
- Đối với các sở, ban, ngành, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể Thành phố; các quận, huyện, thị xã: Khi cán bộ, công chức, viên chức được cử đi công tác nước ngoài trên cơ sở kế hoạch, chương trình hằng năm đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì được Ngân sách nhà nước đài thọ theo quy định hiện hành.
- Đối với Doanh nghiệp nhà nước, công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên thuộc Thành phố: Kinh phí sử dụng cho việc tổ chức đoàn đi công tác nước ngoài được chi theo quy định về chế độ tài chính kế toán của doanh nghiệp trên cơ sở chương trình, kế hoạch đi công tác nước ngoài hằng năm của đơn vị.
- Đối với các đơn vị sự nghiệp có thu: Kinh phí cho việc tổ chức đoàn đi công tác nước ngoài được chi trong dự toán kế hoạch tài chính hằng năm của đơn vị đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Cơ quan tài chính các cấp có liên quan chịu trách nhiệm kiểm soát và thanh quyết toán các khoản chi của các đối tượng xuất cảnh theo đúng quy định về chế độ tài chính hiện hành.
- Kinh phí từ ngân sách nhà nước hoặc công quỹ cho việc tổ chức các đoàn đi công tác nước ngoài phải được thực hiện đúng quy định hiện hành. Không sử dụng kinh phí từ ngân sách nhà nước hoặc công quỹ cho mục đích đi nước ngoài vì việc riêng; đối với các đoàn đi công tác nước ngoài do doanh nghiệp tài trợ phải được lãnh đạo Thành phố cho phép.