Điều 6. Xây dựng và trình duyệt Chương trình hoạt động đối ngoại hằng năm
1. Đầu quý IV hằng năm, các cơ quan, đơn vị, tổ chức có trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động trong năm và xây dựng Chương trình hoạt động đối ngoại năm sau của đơn vị mình gửi về sở Ngoại vụ trước ngày 30/10 để tổng hợp, tham mưu và xây dựng chương trình hoạt động đối ngoại chung của Thành phố, trình Chủ tịch Ủy ban Nhân dân xem xét phê duyệt trước ngày 15/11 hằng năm.
Hồ sơ Chương trình hoạt động đối ngoại bao gồm: Báo cáo kết quả chương trình hoạt động trong năm và chương trình hoạt động năm sau (Mẫu số 1 kèm theo); Bảng Tổng hợp kế hoạch đoàn ra (Mẫu số 2 kèm theo); Bảng tổng hợp kế hoạch đoàn vào (Mẫu số 3 kèm theo).
2. Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thường xuyên rà soát việc thực hiện chương trình hoạt động đối ngoại hằng năm đã được phê duyệt; khi cần bổ sung, điều chỉnh, sửa đổi hoặc hủy bỏ các hoạt động trong chương trình, các đơn vị thông báo với Sở Ngoại vụ bằng văn bản để trình Chủ tịch Ủy ban Nhân dân Thành phố (Mẫu số 4 kèm theo) phê duyệt trước khi thực hiện ít nhất 15 ngày làm việc.