Điều 23. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị tham gia Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử
1. Các cơ quan, đơn vị có thủ tục hành chính bắt buộc phải xử lý toàn bộ quy trình trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử, có trách nhiệm chỉ đạo công chức, viên chức ứng dụng Hệ thống vào quá trình giải quyết thủ tục hành chính; thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình xử lý hồ sơ thủ tục hành chính tại cơ quan, đơn vị mình thông qua Hệ thống thông tin một cửa điện tử nhằm kịp thời phát hiện, giải quyết các khó khăn, vướng mắc phát sinh.
2. Đối với thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan Trung ương được tổ chức theo hệ thống ngành dọc đóng trên địa bàn tỉnh, thủ tục hành chính xử lý trên phần mềm riêng, thủ tục hành chính các đơn vị sự nghiệp công lập; thủ tục hành chính công ích phục vụ người dân và doanh nghiệp thì thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm cung cấp bản điện tử thủ tục hành chính cho cơ quan được giao nhiệm vụ quản trị, quản lý để cập nhật, đăng tải thủ tục hành chính theo đúng quy định.
3. Các cơ quan, đơn vị thường xuyên theo dõi và kiểm tra tình hình thực hiện, đảm bảo thông tin cung cấp trên Hệ thống đúng thực tế.
4. Đảm bảo 100% thủ tục hành chính (thuộc đối tượng phải xử lý trên Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử theo quy định của Quy chế này) được xử lý trên Hệ thống và có quy trình xử lý phù hợp với quy định hiện hành. Trong trường hợp xảy ra sự cố Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử ngưng hoạt động, phải chủ động liên hệ với Sở Thông tin và Truyền thông để được hỗ trợ và xử lý kịp thời.
5. Khi tiếp nhận hồ sơ trực tuyến mức độ 3, mức độ 4, Bộ phận Một cửa có trách nhiệm phải tiến hành tiếp nhận và phản hồi ngay thông tin tiếp nhận hồ sơ theo quy định để tổ chức, cá nhân biết được tình trạng hồ sơ đã được tiếp nhận và tiến hành xử lý hồ sơ theo quy định; đồng thời, tiến hành luân chuyển, giải quyết hồ sơ trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử theo quy trình giải quyết thủ tục hành chính.
6. Việc tiếp nhận hồ sơ, thủ tục hành chính phải căn cứ trên cơ sở thủ tục hành chính được cấp có thẩm quyền công bố (được cập nhật trên Cơ sở dữ liệu của Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử). Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ không được yêu cầu thêm bất kỳ thành phần hồ sơ nào ngoài thành phần đã công bố. Tất cả thủ tục hành chính phải được tiếp nhận tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả, phải được cập nhật và tồn tại mã số hồ sơ trên cơ sở dữ liệu của Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử (trừ trường hợp thủ tục hành chính được xử lý trên hệ thống phần mềm chuyên dùng riêng).
7. Tổ chức tuyên truyền, hướng dẫn việc sử dụng Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử, quy trình thủ tục hành chính để tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử đạt hiệu quả.
8. Mỗi cơ quan, đơn vị phân công một cán bộ kỹ thuật thực hiện việc quản lý các tài khoản đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử của công chức, viên chức thuộc cơ quan, đơn vị mình.
9. Mỗi cơ quan, đơn vị phân công cán bộ đầu mối kiểm soát thủ tục hành chính thường xuyên rà soát các quy trình thủ tục hành chính, chịu trách nhiệm phối hợp với cán bộ kỹ thuật, cán bộ phụ trách quản trị mạng để cập nhật, sửa đổi, bổ sung các quy trình thủ tục hành chính khi có sự thay đổi, điều chỉnh.
10. Công chức, viên chức có trách nhiệm sử dụng Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử theo tài khoản được cấp để giải quyết công việc được giao, đảm bảo việc xử lý đồng bộ giữa hồ sơ giấy và hồ sơ trên Hệ thống (tránh tình trạng hồ sơ giấy đã trả kết quả cho người nhận nhưng trên Hệ thống vẫn báo trễ hạn hoặc chưa xử lý); có trách nhiệm bảo mật thông tin về tài khoản của mình và các thông tin của Hệ thống.
Mỗi công chức, viên chức tham gia xử lý, vận hành Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh được cấp một tài khoản riêng gồm: tên đăng nhập (user name) và mật khẩu (password) để có quyền truy cập và sử dụng Hệ thống để thực hiện quy trình giải quyết thủ tục hành chính trên Hệ thống.
Tổ chức, cá nhân tham gia giải quyết thủ tục hành chính khi có yêu cầu nộp hồ sơ thực tuyến thì được cấp tài khoản tương ứng để tham gia vào khai thác các tính năng phục vụ cho quá trình giải quyết thủ tục hành chính.
11. Định kỳ hàng tháng, quý, năm, các cơ quan hành chính nhà nước báo cáo tình hình khai thác sử dụng Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử, tình hình cung cấp dịch vụ công trực tuyến gửi Trung tâm Giải quyết thủ tục hành chính tỉnh để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.