Điều 4. Quy định chung về việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
1. Tổ chức và cá nhân có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính liên hệ, nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của các Sở, UBND cấp huyện, UBND cấp xã.
2. Đối với những hồ sơ chưa đúng, chưa đủ và trường hợp tổ chức, cá nhân có yêu cầu, công chức tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm giải thích, hướng dẫn bằng phiếu hướng dẫn (theo mẫu) để tổ chức, cá nhân thực hiện đúng quy định.
3. Viết giấy biên nhận hồ sơ, giấy hẹn trả kết quả (đối với những công việc phải viết giấy hẹn), giải quyết hồ sơ (đối với những thủ tục hành chính pháp luật quy định giải quyết trong ngày) trả kết quả giải quyết hồ sơ. Người nộp hồ sơ nhận kết quả giải quyết hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả.
4. Những hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết tại Quy định này đã được các Sở, UBND cấp huyện, UBND cấp xã tiếp nhận nhưng không thể giải quyết do hồ sơ không hợp pháp, không hợp lệ thì phải trả lại cho người nộp hồ sơ trong thời gian không quá 02 ngày (hai ngày), đồng thời gửi kèm văn bản do Giám đốc Sở, Chủ tịch UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp xã ký, thông báo rõ lý do vì sao hồ sơ không thể giải quyết.
5. Trường hợp yêu cầu của tổ chức, cá nhân không thuộc thẩm quyền, phạm vi giải quyết, thì phải có trách nhiệm giải thích, hướng dẫn cụ thể, chu đáo để tổ chức và cá nhân liên hệ với cơ quan có thẩm quyền, giải quyết theo quy định hiện hành.
6. Trong quá trình thực hiện, nếu có văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành thay đổi hoặc điều chỉnh liên quan đến những nội dung của Quy định này thì các Sở, UBND cấp huyện, UBND cấp xã có trách nhiệm chủ động điều chỉnh hoặc trình cơ quan có thẩm quyền ban hành cho phù hợp.
7. Đối với những nơi, những lĩnh vực số lượng hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính ít thì Giám đốc Sở, Chủ tịch UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp xã xem xét, quyết định phân công cán bộ, công chức chuyên môn trực tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính theo lịch phù hợp với đặc thù của cơ quan, đơn vị.
a) Những nơi tổ chức tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính theo lịch phải thông báo công khai lịch tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính trên các phương tiện thông tin đại chúng hoặc trên Cổng thông tin điện tử của tỉnh, trên Trang thông tin điện tử của các Sở, UBND cấp huyện, UBND cấp xã (nếu có); thông báo công khai tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, thông báo qua tờ rơi, pa nô, áp phích tuyên truyền; thông báo tại các cuộc họp xóm (bản), tổ dân phố, tại các cuộc tiếp xúc cử tri.
b) Việc tổ chức tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính theo lịch phải tuân thủ các quy định và thời gian giải quyết theo quy định của pháp luật.
c) Giao Giám đốc Sở Nội vụ hướng dẫn cụ thể, chi tiết việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo lịch.