Điều 7. Quy trình giải quyết
1. Đối với các đoàn trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Điều 3:
Trong thời gian 03 làm việc ngày kể từ khi nhận được chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm tham mưu UBND tỉnh trình Thủ tướng Chính phủ xem xét phê duyệt, chỉ đạo thực hiện.
2. Đối với các đoàn thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định tại Điều 4:
2.1 Các đoàn do lãnh đạo tỉnh mời:
Trong thời gian 03 làm việc ngày kể từ khi nhận được chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm liên hệ với các cơ quan chức năng, thống nhất trình dự thảo thư mời, phương án lễ tân, kinh phí và các vấn đề khác liên quan để Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét phê duyệt, chỉ đạo thực hiện.
2.2 Cơ quan, đơn vị có nhu cầu làm việc với đoàn khách nước ngoài nộp 01 bộ hồ sơ theo quy định tại Điều 6 của Quy định này (nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện) tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Ngoại vụ. Thời gian nộp hồ sơ ít nhất là 09 ngày làm việc trước thời gian đoàn dự kiến vào.
Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ của Sở Ngoại vụ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ; hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện nếu chưa đầy đủ, chưa hợp lệ; ghi phiếu biên nhận đối với hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ.
a) Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ, Sở Ngoại vụ có công văn xin ý kiến của các cơ quan, đơn vị liên quan (nếu thấy cần thiết).
b) Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của Sở Ngoại vụ, các cơ quan, đơn vị có ý kiến trả lời về nội dung làm việc và các vấn đề liên quan. Trong trường hợp không nhận được ý kiến trả lời thì được coi như đồng ý và cơ quan, đơn vị phải chịu trách nhiệm về ý kiến của mình.
c) Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được ý kiến của các cơ quan, đơn vị, Sở Ngoại vụ tổng hợp ý kiến, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.
d) Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của Sở Ngoại vụ, Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành văn bản chấp thuận (hoặc không chấp thuận) việc tiếp nhận đoàn vào gửi cơ quan đơn vị đề xuất và Sở Ngoại vụ.
e) Sở Ngoại vụ gửi văn bản trả lời cho cơ quan, đơn vị có nhu cầu làm việc với đoàn khách nước ngoài qua đường bưu điện hoặc cơ quan, đơn vị có nhu cầu làm việc với đoàn khách nước ngoài có thể liên hệ trực tiếp Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ của Sở Ngoại vụ nhận văn bản trả lời theo biên nhận.
3. Đối với các đoàn vào do Ủy ban nhân dân tỉnh ủy quyền Sở Ngoại vụ tiếp nhận tại Điều 5:
3.1. Cơ quan, đơn vị có nhu cầu làm việc với đoàn khách nước ngoài nộp 01 bộ hồ sơ theo quy định tại Điều 6 của Quy định này (nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện) tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Ngoại vụ. Thời gian nộp hồ sơ ít nhất 03 ngày làm việc trước thời gian đoàn dự kiến vào đối với các đoàn không phải xin ý kiến của các cơ quan, đơn vị liên quan và 07 ngày đối với các đoàn phải xin ý kiến.
Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ của Sở Ngoại vụ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ; hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện nếu chưa đầy đủ, chưa hợp lệ; ghi phiếu biên nhận đối với hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ.
3.2. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ, Sở Ngoại vụ có công văn xin ý kiến của các cơ quan, đơn vị liên quan (nếu thấy cần thiết).
3.3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của Sở Ngoại vụ, các cơ quan, đơn vị có ý kiến trả lời về nội dung làm việc và các vấn đề liên quan. Trong trường hợp không nhận được ý kiến trả lời thì được coi như đồng ý và cơ quan, đơn vị phải chịu trách nhiệm về ý kiến của mình.
3.4. Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được ý kiến của các cơ quan, đơn vị liên quan, Sở Ngoại vụ tổng hợp ý kiến và có văn bản trả lời các cơ quan, đơn vị.
3.5. Sở Ngoại vụ gửi văn bản trả lời đến cơ quan, đơn vị có nhu cầu làm việc với đoàn khách nước ngoài qua đường bưu điện hoặc cơ quan, đơn vị có nhu cầu làm việc với đoàn khách nước ngoài có thể liên hệ trực tiếp Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ của Sở Ngoại vụ nhận văn bản trả lời theo biên nhận.