Điều 34. Hồ sơ học viên gồm: học bạ, bằng tốt nghiệp (hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp) cấp học dưới, bản sơ yếu lý lịch do học viên tự khai, quyết định và giấy giới thiệu đi học của cơ quan có trách nhiệm.
Bộ phận văn thư và tổ chức của trường có trách nhiệm phối hợp, kiện toàn, bổ sung, bảo quản và lưu trữ hồ sơ học viên; giáo viên chủ nhiệm góp một phần trong việc kiện toàn, bổ sung hồ sơ học viên.
Vào đầu mỗi khoá học, sau khi trường, lớp đã ổn định, nhà trường phải ghi tên học viên mới tuyển vào sổ đăng ký học viên, với đầy đủ danh mục đã quy định. Khi học viên đã ra trường, phải gạch ngay tên trong sổ đăng ký và điền đủ các mục cần thiết trước khi giao trả hồ sơ cho học viên.